ADJOINT- ADJOINTE CHEF·FE SERVICE DES ASSEMBLÉES

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

VOTRE DIRECTION

Le Secrétariat général compte 26 agent·es dont les missions transversales assurent l'accompagnement des directions et services de la collectivité notamment en matière juridique et dans le cadre des processus délibératifs.

VOTRE SERVICE

Vous ferez partie du service des Assemblées au sein duquel 8 agent·es contribuent au bon déroulement des instances délibératives de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg en assurant leur préparation, le suivi des délibérations et les liens avec les services préfectoraux dans le cadre du contrôle de légalité.

PARTICIPEZ AU SERVICE PUBLIC DE PROXIMITE

Vous gérez le suivi des assemblées des instances municipales et eurométropolitaines. Vous garantissez le bon déroulement des séances des différentes instances. Vous veillez au respect des délais et des procédures mises en œuvre dans le cadre d’une démarche de dématérialisation. Vous notifiez les actes et pilotez la rédaction des comptes rendus des séances, contrôlez l’élaboration des procès-verbaux, assurez la tenue des registres des délibérations et arrêtés, organisez et contrôlez l’affichage légal.

DETAIL DES ACTIVITES

Préparer et organiser les conseils municipaux et eurométropolitains, ainsi que leurs séances préparatoires.
Coordonner le circuit de production et de validation des projets de délibération et de télétransmission des actes dans les logiciels dédiés.
Administrer le logiciel dédié aux délibérations (Airsdélib).
Assurer le secrétariat des conseils (liste de présence, vote électronique, élaboration des comptes rendus, prévention des éventuels conflits d’intérêts).
Superviser la préparation des séances des commissions thématiques.
Rédiger et mettre à jour les arrêtés de délégation de signature et de fonction.
Élaborer le recueil des actes administratifs.
Suivre les transmissions des documents au contrôle de légalité (arrêtés, délibérations, etc.).
Superviser et contrôler la mise en œuvre du caractère exécutoire des actes, archivage des délibérations et des arrêtés.
Piloter et suivre les procédures informatiques du service : dématérialisation et transfert des actes.
Assurer l’intérim du ou de la chef·fe de service en cas d’absence (congés annuels, maladie…).

VALORISEZ VOS COMPETENCES

De formation Bac+5 en droit public, sciences politiques ou équivalent.
Expérience en matière de processus délibératifs des collectivités nécessitant une expertise des procédures administratives d'une collectivité.
Maîtrise des outils bureautiques dont le logiciel métier du service des assemblées.
Capacité :
- à piloter l’activité du service et de son équipe.
- à gérer les imprévus et les urgences.
- à définir et formaliser un projet de service.
- à identifier les dysfonctionnements.
- à négocier avec les services et des interlocuteurs et interlocutrices varié·es.
- à conduire et animer des réunions.
Rigueur et sens de l’organisation.
Discrétion et confidentialité.
Aptitudes relationnelles avec les élu·es et les services.
Fort respect de la discrétion professionnelle et du devoir de réserve.
Être force de proposition.
Avoir le sens du contact.
Autonomie et prise d’initiatives.

VOS CONDITIONS DE TRAVAIL

Horaires variables avec plages fixes.
Grande amplitude horaire.
Disponibilité en soirée.
Fortes contraintes imposées par le calendrier des séances.

NOS AVANTAGES

Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d’année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).