ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Mission générale
Au sein de la Direction générale adjointe « Transformation sociale et sociétale », vous assurez l’assistanat de la Mission droits des femmes et égalité des genres.
Détail des activités
ACTIVITÉS :
- Gérer les agendas.
- Suivre les dossiers et mettre à jour les contacts (internes/externes).
- Saisir et reproduire des documents.
- Organiser des réunions et participer ponctuellement à certaines réunions avec rédaction et diffusion des comptes-rendus.
- Assurer la gestion des déplacements et la liquidation des frais.
- Communiquer avec les partenaires de la Mission (agent·es, associations, usager·ères, prestataires).
- Assurer la gestion en appui du service comptable des crédits de la Mission (suivi des engagements financiers, contact avec les prestataires).
- Assurer la gestion en appui de la chargée de mission des subventions (dont subventions en nature) : suivi délibérations et suivi des notifications aux associations.
- Effectuer des recherches de données ou d’informations sur Internet.
- Effectuer le classement et l’archivage.
- Proposer, organiser et mettre en œuvre le suivi d’outils spécifiques liés aux besoins de la mission (cf. gestion d’espaces Sharecan) ou pour des actions spécifiques (cf. outils partagés avec les partenaires).
- Assurer la gestion en appui à la chargée de mission de la newsletter mensuelle (création, diffusion).
- Initier, actualiser et gérer différents vecteurs de communication de la Mission soit directement (cf. réseaux sociaux), soit en appui et en collaboration avec la direction de la Communication.
- Participer au réseau des webmasters de la collectivité.
Vous participez au lancement d’évènements (colloques, séminaires, expositions, rencontres publiques) portés par la Mission à tous les stades de la préparation à la réalisation, gérer en particulier les phases de diffusion de l’information et de mise en œuvre logistique ainsi que l’accompagnement à la gestion de projets.
Profil candidat
- De formation BTS assistante de direction, assistant manager ou équivalent.
- Expérience sur des fonctions similaires en secrétariat de direction.
- Maîtrise:
- du fonctionnement des collectivités territoriales.
- des techniques de secrétariat.
- de l’outil informatique (Pack Office).
- des techniques et des outils de communication.
- Capacités :
- rédactionnelles.
- d’organisation.
- à traiter les urgences, à gérer le stress.
- à travailler en équipe.
- Autonomie et initiative.
- Qualités relationnelles.
- Discrétion et confidentialité.
- Disponibilité.
Conditions de travail
- Horaires de bureau avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations.
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).