ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description de la Direction
La Direction des Ressources logistiques est une direction transversale à l'échelle de la collectivité. Elle concourt à la réalisation du service public par son soutien aux différents services/directions au moyen de ses cinq services opérationnels : le service des Moyens généraux, le service Imprimerie, le service Parc véhicules et ateliers, le service Approvisionnements, Energies et Qualité. Ainsi qu'un service support, le service Administration générale et Ressources.
Description du Service
Au sein de la Direction des Ressources Logistiques, le service Parc Véhicules et Ateliers gère le parc de véhicules et engin de la Ville et de l’Eurométropole (matériels des services ou en location). Il assure également des missions de transport et manutention pour les services. Le service est certifié ISO 9001 (qualité), 14 001 (environnement) et 45 001 (sécurité).
Mission générale
Sous l’autorité du/de la responsable du département logistique, vous l'assistez dans la gestion et l’organisation administrative du département.
Détail des activités
Activités principales
Accueil et traitement administratif
• Assurer l’accueil téléphonique du département.
• Assurer la ventilation dans le département des documents internes et externes.
• Proposer et mettre en forme des courriers et notes internes ou externes.
• Réaliser l’archivage des documents du département.
Participation aux projets et activités du département
• Participer à la rédaction des documents et des pièces techniques avec les chargés d’affaires.
• Assurer le suivi des échéances liées aux activités du département.
• Assister le responsable du département dans le suivi de l’exécution comptable et budgétaire.
• Veiller à la maîtrise des délais de paiement : suivre les règlement des factures du département , les rejets, les suspensions de facture traitées par la branche méthode du magasin.
• Veiller au suivi des litiges fournisseurs et intervenir en soutien de la branche méthodes notamment en contactant les fournisseurs au besoin.
Assistance organisationnelle
• Gérer l’organisation des réunions du département : invitations, ordre du jour, comptes rendus.
• Assurer l’interface avec la cellule ressources humaines pour la gestion courante du personnel du département.
• Contrôler et saisir les éléments liés notamment au suivi du temps de travail, aux absences et saisies dans le logiciel de gestion du temps de travail.
• Alimenter et suivre le planning d’activité des agents·es du département.
• Apporter son concours à la gestion des agendas des responsables.
Appliquer les exigences déclinées par les procédures qualités des normes ISO 9001, 14001 et 45001, notamment :
• Coordonner et réaliser la mise à jour des documents (procédures, modes opératoires) du processus logistique.
• Mettre en œuvre les procédures et modes opératoires liés aux activités.
• Respecter les consignes de sécurité et de gestion des déchets.
Profil candidat
- Bac à Bac +2 gestion, administration.
- Expérience similaire souhaitée.
- Maîtrise des techniques de secrétariat.
- Maîtrise des règles administratives.
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook).
- Maîtrise de la charte graphique de la collectivité.
- Capacité à utiliser les logiciels métiers (Temps de travail, gestion du parc).
- Capacité à mettre en œuvre la politique et les procédures qualité, sécurité, environnement du service.
- Capacité à s'adapter à des interlocuteurs·trices variés·es.
- Capacité à organiser son travail afin de respecter les délais.
- Autonomie, polyvalence.
- Discrétion, confidentialité.
- Permis B.
Conditions de travail
- Localisation : Site de la Fédération - 44 route de la Fédération, 67100 Strasbourg.
- Horaires variables avec plages fixes.
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).