ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description du Service
Le service Propreté urbaine assure le nettoiement des 1 800 km de voies publiques et du réseau cyclable de l’Eurométropole de Strasbourg, incluant les prestations de balayage manuel et/ou mécanisées, le désherbage, le placement etla vidange des corbeilles publiques, l’entretien des canisites et l’enlèvement des graffitis.
Il assure le nettoiement des espaces publics à l’issue des manifestations organisées par les communes-membres (ex : marché de Noël, Carnaval, fête de la musique…) et contribue à l’enlèvement des dépôts sauvages. Il exploite les toilettes publiques (gardiennées, mobiles ou automatiques) et pilote les opérations de viabilité hivernale.
Ces prestations sont réalisées en régie par 331 agent·es affecté·es au service et près de 300 véhicules ou engins, mais aussi par des prestataires extérieurs titulaires de marchés publics et des agent·es des communes-membres de l’Eurométropole au travers de conventions.
Mission générale
Sous la responsabilité du/de la chef·fe du service Propreté urbaine, vous assurez son secrétariat (accueil physique et téléphonique, saisie, classement, gestion de l’agenda, rédaction de document) et coordonnez le secrétariat des entités.
Détail des activités
Activités principales :
Gestion du secrétariat et de l’appui administratif du/de la Chef·fe de service et de son adjoint·e
- Gérer la réception, le traitement, la rédaction et la diffusion du courrier entrant et sortant du service via le logiciel Elise.
- Réceptionner, filtrer, relayer les messages téléphoniques et renseigner ses interlocuteur·rices, gérer la boîte aux lettres du service.
- Organiser, préparer les réunions (convocations, préparation des dossiers techniques, réservation de salles).
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, comptes rendus, relevés de dossier etc.
- Saisir, mettre en forme et enregistrer les différents documents selon la charte courrier en vigueur et assurer la fonction de référent « moyens généraux ».
- Assurer le classement et l’archivage des différents documents du service, notamment le suivi de l’archivage dématérialisé des données du service.
- Enregistrer, suivre et classer les délibérations ville et Eurométropole de Strasbourg via le logiciel Airs Délib.
- Gérer les conventions de réalisation des prestations en matière de propreté avec les communes de moins de 10.000 habitant·es sur le territoire de l’Eurométropole de Strasbourg.
Gestion de la fonction de RIU pour le service
- Assurer l’assistance de premier niveau pour tous les administratifs ainsi que pour l’encadrement de terrains.
- Gérer le parc informatique et téléphonique du service.
- Participer aux projets du SSITR.
Activités secondaires :
- Participer à la viabilité hivernale, dans le cadre des astreintes ou du temps de travail : être l’interlocuteur·rice pour relayer les informations en temps réel de l’avancée du salage des voies mis à jour sur un outil informatique dédié et en répondant téléphoniquement à tous les intervenant·es sur l’Eurométropole.
Profil candidat
- Bac à Bac +2 en assistanat de direction ou équivalent.
- Expérience en assistanat de direction requérant une maîtrise des techniques de secrétariat, une maîtrise des logiciels bureautiques, ainsi que des qualités rédactionnelles.
- Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite.
- Connaissance du fonctionnement et du rôle d'une collectivité territoriale.
- Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités.
- Capacité à travailler en équipe.
- Capacité d'analyse et de synthèse.
- Capacité à s'adapter et à rendre compte.
- Discrétion, confidentialité et diplomatie.
- Sens de l'organisation.
- Réactivité, autonomie et rigueur.
Conditions de travail
- 44 route de la Fédération 67100 STRASBOURG
- Horaires variables
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).