SECRÉTAIRE-ASSISTANT·E
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description de la Direction
La Direction Eau et risques environnementaux compte 320 agent·es dont les missions sont de concevoir et conduire une politique de l'eau (gestion cycle de l'eau, préservation et gestion de la ressource en eau, risques environnementaux).
Description du Service
Vous ferez partie du service Eau et assainissement, triplement certifié (ISO 9001, ISO 45001 et ISO 14001), au sein duquel 306 agent·es, en charge de la programmation des travaux, de la définition du prix de l'eau, d'une production, d'une distribution d'eau potable de qualité et en quantité suffisante et du traitement des eaux usées, sont garants de l'organisation et du maintien d'un service public équitable, d'excellente qualité et protecteur de l'environnement.
Mission
Vous êtes chargé·e de participer dans le respect des procédures qualité et sécurité, au bon fonctionnement du service par la réalisation des missions administratives en support aux différents départements (gestion des courriers entrants et sortants, frappe et mise en forme de documents, classement, diffusion de l'information, accueil téléphonique, gestion des fournitures de bureau…).
Détail des activités
- Réaliser la saisie et la mise en forme des courriers et documents du service (lettres, rapports, délibérations, devis, factures, arrêtés…) sur l’ensemble des thématiques.
- Relire, corriger et rédiger des courriers.
- Assurer l'enregistrement et le suivi du courrier entrant et sortant, en portant une attention particulière aux courriers sensibles.
- Assurer l'enregistrement et le suivi des délibérations, en veillant aux échéances.
- Assurer le suivi des plaintes, veiller aux délais de réponse et relancer les responsables de département si besoin.
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations (fax, notes de service, courriers, courriels…).
- Assurer la gestion des ordres de mission pour le service, assurer leur liquidation et suivre les budgets en lien avec la comptabilité.
- Garantir l’approvisionnement du service en fournitures de bureau (matériel, papier, tampons, enveloppes…) en réalisant les commandes dans le respect des budgets alloués.
- Réaliser l’archivage dématérialisé des documents selon la procédure du système de management de la qualité.
- Assister les cadres du service en fonction de leurs besoins sur les activités de secrétariat.
- Assurer l'accueil physique du service dans un souci de qualité de service dans le respect des procédures définies dans le système de management de la qualité.
- Assurer l'accueil téléphonique du service (hors appels des urgences techniques et appels des abonnés relatifs aux factures) en apportant une réponse ou le cas échéant en notant et orientant les appels dans le respect des procédures définies dans le système de management de la qualité.
- Assurer les permanences téléphoniques du service.
- Tenir à jour les tableaux de bord d’activité du secrétariat et éditer les statistiques.
- Participer au bon fonctionnement du secrétariat et proposer des améliorations.
- Être le/la référent·e des Moyens généraux pour les questions relatives au courrier et au matériel.
- Participer aux démarches de certification du service et à la mise à jour des procédures et indicateurs du secrétariat.
- Remplacer l’assistant·e du/de la chef·fe de service sur ses missions propres en son absence (gestion d’agenda, préparation et suivi de dossiers, participation à la réunion de service avec rédaction du compte-rendu, suivi des marchés publics…).
- Organiser des réunions.
- Respecter les consignes de sécurité enseignées et portées à sa connaissance, ainsi que les procédures internes relatives à ses activités.
Profil candidat
- De formation Bac pro, BTS secrétariat ou équivalent.
- Expérience dans le domaine du secrétariat souhaitée.
- Maîtrise :
- des techniques de secrétariat (prise de note, classement…).
- des outils bureautiques classiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint,) ainsi que les logiciels métiers Elise et Airdélib.
- de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité.
- de la charte courrier et des procédures internes.
- Capacité :
- à analyser les demandes et situations et à y apporter des réponses adéquates;
- à définir des priorités et à agir dans l'urgence si besoin.
- à organiser son activité et à rendre compte.
- Qualités rédactionnelles et relationnelles.
- Rigueur et méthode.
Conditions de travail
- Lieu de l'exercice : Quai Fustel de Coulanges à Strasbourg.
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle