Réf. :
E-20241002-2040-2312
Direction :
Direction Générale Des Services
Service :
Service du protocole
Type de recrutement :
Emploi permanent
Type d'emploi permanent :
Fonctionnaire ou contractuel
Type de temps de travail :
Temps complet
Durée du contrat / Période :
3 ans selon profil
Temps de travail :
35 heures / semaine
Filière :
Administrative
Grade :
rédacteur ; rédacteur principal de 2ème classe ; rédacteur principal de 1ère classe
Catégorie :
B
Date limite de dépôt de candidature :
10/11/2024
Contact RH :
Aline VENANT
Télétravail :
Oui
Management :
Non
Experiences :
Confirmé-e
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description du Service
Avec son statut de ville internationale, Strasbourg s’est dotée d’un service spécifique en charge du Protocole. Son rôle est d’organiser les cérémonies et événements officiels de la Ville et de l’Eurométropole, dans le respect du Protocole républicain et international.
Les événements sont nombreux et vont du sommet international à la mise à l’honneur d’un citoyen : visites protocolaires, réceptions, inaugurations, conférences, mais aussi envoi de cartes de vœux ou de cadeaux à l’occasion des anniversaires remarquables.
Le service du Protocole de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg est le premier service du Protocole en France à avoir obtenu la certification ISO 9001. Cette norme internationale définit des exigences en termes de qualité de service et de management et est délivrée aux organismes fournissant des produits et services conformes aux normes standards. Obtenue en 2019 et valable pour trois ans (avec des audits de contrôle partiel chaque année), cette certification permet d’attester du professionnalisme du service, de son engagement et de sa volonté permanente de perfectionnement.
Mission générale
Vous participez aux différentes prestations de relations publiques et contribuez à la gestion administrative du service notamment du secrétariat.
Détail des activités
Activités principales :
1. Relations publiques :
Organiser les anniversaires des personnes âgées :
- traiter les demandes en lien avec les familles, préparer et faire suivre les courriers de félicitations,
- organiser avec les élu·es la tenue de la manifestation,
- commander les cadeaux (fleurs, chocolats …) et coordonner la livraison avec l’équipe opérationnelle et/ou l’équipe renfort,
- proposer des améliorations pour valoriser l’organisation de ces évènements.
Gérer les remises de coupes aux associations de la Ville et de l’Eurométropole :
- suivre les règles d’attribution des coupes,
- tenir un registre des retraits, suivre les stocks et les commandes de coupes.
Développer l’activité de gestion des cadeaux protocolaires reçus et à offrir :
- tenir à jour un inventaire des cadeaux reçus et le stock des cadeaux à offrir.
Gérer les vœux du Maire et du Président :
- centraliser les listings des destinataires préparés sur demande par les cabinets, les différentes directions de l’Eurométropole et les partenaires extérieurs,
- vérifier, harmoniser les listings (gestion des doublons),
- effectue les mises sous plis et envois de mailings.
2. Gestion administrative – Secrétariat :
En lien avec l’assistante de Direction :
- participer à la permanence téléphonique du service, gérer l’agenda et la messagerie du chef de service.
- participer à l’archivage des documents.
- Participer à la démarche qualité initiée dans le service et tenir à jour le processus documentaire.
Activités secondaires :
- En cas de nécessité suppléer les activités de préparation des évènements gérés par les autres départements du service.
- En cas de nécessité assurer la fonction de chargé·e de réception.
Profil candidat
- Bac à bac +2 dans le domaine administratif, secrétariat, évènementiel ou équivalent.
- Expérience en gestion administrative et/ou relations publiques.
- Connaissance des règles protocolaires.
- Maîtrise du secrétariat et des outils de bureautique (gestion d'une base de données, fiabilisation des données, publipostage, ...).
- Maitrise des techniques d'accueil et de réception.
- Qualités rédactionnelles et relationnelles.
- Capacité d'organiser de petits évènements.
- Capacité à gérer des stocks.
- Capacité à anticiper la demande et être attentif aux situations.
- Force de proposition.
- Faire preuve de réserve et respecter les consignes de confidentialité.
- Autonomie.
- Disponibilité, fiabilité et rigueur.
Conditions de travail
- Localisation : Hôtel de ville.
- Lors de l’envoi des vœux pour Mme la Maire et Mr le Président (journées de travail > 7h).
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.