ASSISTANT-ASSISTANTE ADMINISTRATIF
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description de la Direction
Composée de 47 agent·es, la Direction Evènements et vie associative a pour mission la conception et la réalisation d’évènements en régie ainsi qu’un rôle support auprès des organisateurs de manifestations sur le territoire strasbourgeois. Elle apporte également un soutien matériel (salles, matériel…) et financier (subventions). Enfin, elle assure un rôle de centre de ressources pour les associations strasbourgeoises.
Description du Service
L’équipe de la coordination générale a en charge la bonne tenue administrative, financière et organisationnelle de l’opération « Strasbourg Capitale de Noël » en en garantissant la cohérence globale ainsi que l’animation et la fédération de ses parties prenantes (internes et externes).
Depuis 1570, le marché de Noël « Christkindlsmärik » fait partie de l’identité strasbourgeoise. Cet événement incarne tous les souvenirs d’enfance et les moments partagés à la veille des festivités de Noël. Sa magie et son ambiance particulière reconnue à travers le monde, démontre l’importance de cette tradition qui perdure depuis des siècles et à laquelle les habitants sont fortement attachés.
Avec 2 millions de visiteurs annuel, les retombées économiques pour le territoire sont considérables, de même que les retombées de notoriété et de vivre ensemble liées à Strasbourg, Capitale de Noël.
Depuis 2020, un processus d’évolution forte de l’évènement est en cours.
Mission générale
Vous assurez, en lien avec les membres de l’équipe de la coordination générale, les tâches administratives relatives à la conception, la production et la réalisation de l’opération « Strasbourg, Capitale de Noël ».
Vous concourez à la bonne mise en œuvre des exigences du système de management responsable ISO 20121 de l'événement SCN et des objectifs de RSO associés.
Détail des activités
Activités principales :
- Assister la cellule coordination générale de Strasbourg, capitale de Noël dans l’animation des réseaux d’acteurs interne et externe.
- Assister la cellule projet dans la préparation des COPIL et COTECH de Strasbourg, Capitale de Noël, et de la Commission consultative de sélection du marché de Noël de Strasbourg.
- Assister la préparation et l’organisation du marché de Noël de Strasbourg.
- Gérer la base de données des candidats au Marché de Noël.
- Instruire les candidatures au marché de Noël en vue des délibérations de la Commission consultative de Sélection du marché de Noël de Strasbourg.
- Suivre les marchés publics et l’application des procédures d’achats publics.
- Assurer la mise à jour du formulaire d’inscription au marché de Noël de Strasbourg.
Activités secondaires :
- Tenir des tableaux de bord.
- Participer à la bonne tenue des enjeux, objectifs et la ligne éditoriale de l’événement.
- Mettre à jour les plans/schéma/dessin/vues d’implantation nécessaires dans le cadre de Strasbourg, Capitale de Noël et de ses marchés.
- Assurer le suivi administratif de l’équipe de la coordination générale : saisie et mise en forme de documents, préparation et suivi des dossiers, organisation des réunions, élaboration des comptes rendus.
- Assurer l’accueil téléphonique des contacts externes et internes.
- Être en charge de la mise à jour des documents règlementaires et organisationnels (règlement général du marché de Noël, arrêté tarifaire, arrêté portant organisation de Strasbourg, Capitale de Noël, arrêtés de stationnement…).
Profil candidat
- Bac à bac+2 dans la gestion administrative, événementiel ou équivalent.
- Expérience en gestion et suivi de projet évènementiels.
- Maîtrise de la gestion administrative et des outils bureautiques.
- Maîtrise des marchés publics.
- Capacités rédactionnelles et de mise en page (notes, courriers…).
- Capacité à collaborer en matière d’organisation de manifestations.
- Capacité d’adaptation et de diplomatie.
- Autonomie.
- Réactivité.
- Rigueur.
- Sens de la discrétion.
- Esprit d’équipe.
Conditions de travail
- Localisation : Bâtiment de la Bourse.
- Travail soirs et week-ends.
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.