ADJOINT - ADJOINTE AU CHEF DE SERVICE

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description du Service

Avec son statut de ville internationale, Strasbourg s’est dotée d’un service spécifique en charge du Protocole. Son rôle est d’organiser les cérémonies et événements officiels de la Ville et de l’Eurométropole, dans le respect du Protocole républicain et international.

Les événements sont nombreux et vont du sommet international à la mise à l’honneur d’un citoyen : visites protocolaires, réceptions, inaugurations, conférences, mais aussi envoi de cartes de vœux ou de cadeaux à l’occasion des anniversaires remarquables.

Le service du Protocole de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg est le premier service du Protocole en France à avoir obtenu la certification ISO 9001. Cette norme internationale définit des exigences en termes de qualité de service et de management et est délivrée aux organismes fournissant des produits et services conformes aux normes standards. Obtenue en 2019 et valable pour trois ans (avec des audits de contrôle partiel chaque année), cette certification permet d’attester du professionnalisme du service, de son engagement et de sa volonté permanente de perfectionnement.

Mission générale

Vous secondez le Chef de Service dans le pilotage du service et dans la gestion de certains dossiers complexes. Vous le remplacez en son absence et prenez toute décision nécessaire à la continuité du service. Vous vous positionnez en tant que chef·fe de projet pour les manifestations sensibles. Vous managez en direct l’équipe administrative.

Détail des activités

Activités principales :

1. Pilotage du service

Manager le département Évènements (équipe administrative).
Transmettre et prioriser les dossiers aux différent·es chargé·es d’évènements, veiller au bon équilibre de la charge de travail.
Anticiper le planning des événements et identifier les points de vigilance.
Mettre en place une gestion dynamique des listes nominatives exactes et exhaustives (volet relations publiques).
Développer une stratégie de gestion des cadeaux protocolaires et superviser la mise en œuvre :
- achat de gammes de cadeaux déclinés en fonction du rang ;
- création d’un inventaire des cadeaux offerts et reçus.
Diriger la gestion des anniversaires remarquables et des remises de coupes.
Se charger de la prospective et du suivi de ces indicateurs et proposer des mesures correctives ou d’amélioration de la gestion du service par rapport aux objectifs fixés.
Suivre des tableaux de bord de pilotage du service notamment sur le volet qualité, les données d’activités, et statistiques diverses.
Veiller à la bonne application de certification ISO 9001 et 14 001.

2. Remplacer le chef de service en son absence

Valider le planning des événements.
Animer les réunions de service.
Prendre toute décision nécessaire à la bonne marche du service.
Etre l’interlocuteur·rice privilégié·e du cabinet, des élu·es, des services de la collectivité, services extérieurs notamment la Préfecture, la CEA, la Région, les administrations publiques, Anciens Combattants…
Assurer le rôle de chef·fe du Protocole durant les manifestations.

3. Assurer le rôle de chef·fe de projet ou d’expert·e pour certaines manifestations :

Se positionner en tant que chef·fe de projet sur les manifestations difficiles.
Organiser, assurer, et/ou présider les comités de pilotage pour la gestion de certains grands événements et/ou événements sensibles et en assurer la coordination pratique avec les différents interlocuteurs (services EMS, partenaires extérieurs…) en lien avec les conseillers techniques du cabinet.
Assister les élu·es et fournir l’expertise protocolaire nécessaire au bon déroulement des manifestations.
Assurer une expertise protocolaire auprès d’autres services de l’EMS, d’organismes extérieurs, d’autres collectivités, de demandeurs privés.
Rédiger les réponses aux sollicitations ou courriers sensibles (réclamations…).

4. Missions de sécurité :

Participer à l’élaboration du dispositif de sécurité d’accueil et d’aménagement pour les grands événements et/ou accueils de personnalités en lien avec le responsable technique.
Veiller à l'application des mesures de sécurité des biens et des personnes nécessaires au bon déroulement des événements concernant les publics accueillis, les agents en exercice et les locaux.

Activités secondaires :

Assurer la mission de responsable d’un processus opérationnel dans le cadre du système de management qualité du service.
Gestion du logiciel temps de travail (OGST).

Profil candidat

Bac + 3 à bac +5 en sciences politiques, communication internationale, management évènementiel ou équivalent
Expérience exigée en protocole et organisations d’événements.
Expertise en matière de règles et d'usages protocolaires notamment au niveau des préséances officielles.
Maitrise du management d’équipe.
Maîtrise de l'allemand et de l'anglais.
Maitrise du monde politique local jusqu'à international.
Maitrise des règlementations évènementielles, ERP et d'hygiène alimentaire.
Maitrise des règles comportementales et alimentaires plus spécifiques pour l'accueil des délégations étrangères.
Maitrise de la gestion de projet et des outils bureautiques.
Maitrise du suivi budgétaire (chiffrage et calcul de coût)
Aisance rédactionnelle.
Capacité de négociation, à improviser et à communiquer.
Capacité à résister au stress, adaptation et souplesse.
Capacité à échanger et à être pédagogue.
Discernement, discrétion, courtoisie et diplomatie.
Esprit d'analyse et de synthèse.
Disponibilité.

Conditions de travail

Localisation : Hôtel de Ville
Travail possible en soirée, week-end et jours fériés

Avantages sociaux

Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d’année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle