GESTIONNAIRE DE CONCESSIONS

Au quotidien, vos missions sont les suivantes :

Gestion des concessions

• Assurer de façon autonome la gestion complexe des concessions en appliquant les procédures funéraires et développer avec expertise les outils de gestion liés à l’évolution de la législation funéraire.
• Tenir à jour le logiciel de gestion des cimetières GESCIME (60 000 emplacements).

A noter que pour ces activités, vous êtes garant·e et responsable de l’exactitude, à la fois, des données sensibles enregistrées (relatives aux familles et à leurs contrats de concessions) et des contrats passés entre la Collectivité et les usagers·ères, tout en préservant la responsabilité de la Ville de Strasbourg, afin d’éviter toute erreur grave et irréversible induisant des éventuels recours envers la Ville auprès du Tribunal Administratif.

Conseil et expertise 

• Instruire et superviser les projets d’inhumation et de convois sollicités par les entreprises de Pompes funèbres ; conseiller les entreprises et les réorienter.
• Contribuer à l’harmonisation des pratiques sur les différents sites en donnant les directives nécessaires aux responsables de cimetières pour garantir la bonne mise en œuvre des convois funéraires.
• Elaborer et fournir aux cimetières la liste des concessions échues, 3 mois avant leur échéance et organiser la mise en place des moyens de communications aux usagers.
• Apporter son expertise et informer les familles sur les choix du mode d’inhumations et de gestion des concessions en intégrant les difficultés et les spécificités liées aux cas particuliers et aux évolutions sociologiques des familles (transmissions, abandons, renouvellements…).
• Établir les statistiques des activités funéraires permettant l’analyse de l’activité du service et alerter / être force de proposition le cas échéant.

Accueil

• Accueillir physiquement les usagers·ères en garantissant un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs et en adaptant son accueil aux diverses situations rencontrées.
• Analyser les cas particuliers et intervenir sur les cas complexes avec expertise et autonomie.
• Recueillir et répondre aux doléances des usagers·ères relatives aux cimetières (abords, patrimoine bâti, espaces verts, équipements…) et les transmettre aux interlocuteurs appropriés si nécessaire.
• Délivrer des prestations adaptées et/ou des autorisations d’entrée de cimetière pour véhicule.

Statistiques

• Créer et tenir à jour les outils de suivi de l’activité funéraire et les tableaux de bord détaillés par cimetières et global pour le service de toutes les opérations funéraires (nombre, durée,…) et participer à l’analyse des résultats dans un but d’amélioration du fonctionnement du service.
• Établir les statistiques des activités funéraires permettant l’analyse de l’activité du service.

Des missions complémentaires vous sont attribuées, plus particulièrement, en tant que :

Référent·e entreprises funéraires

• Instruire les projets d’inhumations en lien avec les agents·es du réseau des cimetières et les entreprises de Pompes funèbres.
• Délivrer les autorisations de pose de monuments.
• Assurer une veille sur l’inhumation des personnes sans ressources en terrains communs afin d’éviter toute rupture de disponibilités d’emplacements, dans un souci de gérer au mieux l’espace foncier en réserve sur les cimetières.
• Alerter la hiérarchie en amont des situations problématiques. Participer à la recherche de solutions.
• Élaborer des supports de communication avec les entreprises partenaires, assurer leur mise à disposition et leur mise à jour : rédaction des formulaires relatifs aux activités des entreprises funéraires, informations annuelles et ponctuelles aux entreprises (début d’année, organisation de la Toussaint, fermetures de sites…).

Informatique

Référent·e informatique du service funéraire (CRIU) et administrateur·trice du logiciel métier, en relation avec les services transversaux, les  experts-es ou partenaires, le/la chef-fe de service et son adjoint·e :

• Paramétrer les droits des utilisateurs pour l’ensemble des agents·es du service.
• Créer les nouveaux espaces funéraires dans le logiciel des cimetières lors de l’ouverture en exploitation de nouveaux espaces fonciers du service funéraire, en lien avec les équipes de terrain et le responsable de la Police Funéraire.
• Participer à l’intégration des nouvelles prestations (études de faisabilité, suivi du logiciel…).
• Créer et mettre à jour les supports de courriers (courriers aux usagers, particuliers, entreprises…) du logiciel.
• Alerter le/la RIU et/ou le SVP informatique pour tous dysfonctionnements survenant dans le service (Maison des cimetières et cimetières).
• Participer, avec le/la responsable informatique (RIU), au cahier des charges concernant les nouvelles applications informatiques ou de mise à jour envisagées, organiser leur déploiement.
• Former les agents·es du service funéraire au logiciel métier, en assurant le suivi pédagogique sur les différentes évolutions du logiciel de gestion (applications métiers et applications service).

Référent·e moyens 

• Optimiser la gestion, les commandes et la distribution de vêtements et EPI pour l’ensemble du service en lien avec le/la magasinier·ère du service.
• Veiller à la réactivité de l’ensemble des prestataires et à la qualité du service rendu (gestion des urgences sur les équipements : coffre-fort, barrières d’accès, société de nettoyage des sites, entreprises de pompes funèbres …).