Réf. :
E-20240923-1133-2272
Direction :
Population, Élections Et Cultes
Service :
Funéraire
Type de recrutement :
Emploi permanent
Type d'emploi permanent :
Fonctionnaire ou contractuel
Type de temps de travail :
Temps complet
Temps de travail :
35 heures / semaine
Filière :
Administrative
Grade :
rédacteur ; rédacteur principal de 2ème classe ; rédacteur principal de 1ère classe
Catégorie :
B
Date limite de dépôt de candidature :
03/11/2024
Contact RH :
Marie BERGAMETTI
Téléphone du contact RH :
0368988181
Télétravail :
Oui
Management :
Non
Experiences :
Confirmé-e
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description de la Direction
La Direction de la Population des élections et des cultes (DPEC) intervient dans les domaines de l’accueil de la population, des services funéraires, des relations avec les cultes et pilote les missions régaliennes relatives à l’état civil et aux opérations électorales.
Mission générale
Au sein du Département administratif, vous prenez en charge l’accueil physique et téléphonique du public et recevez, conseillez et réorientez les familles ainsi que les entreprises de Pompes funèbres, dans le respect de la législation funéraire et du règlement des cimetières de Strasbourg.
Votre expertise en législation funéraire vous permettra de solutionner l’ensemble des problématiques, de poser des directives en matière de gestion des prestations funéraires et de gérer, en lien avec les équipes opérationnelles, les concessions et la partie administrative des inhumations (2000/an) et des exhumations (240/an) pour l’ensemble des cimetières du réseau.
Détail des activités
Au quotidien, vos missions sont les suivantes :
Gestion des concessions
- Assurer de façon autonome la gestion complexe des concessions en appliquant les procédures funéraires et développer avec expertise les outils de gestion liés à l’évolution de la législation funéraire.
- Tenir à jour le logiciel de gestion des cimetières GESCIME (60 000 emplacements).
A noter que pour ces activités, vous êtes garant·e et responsable de l’exactitude, à la fois, des données sensibles enregistrées (relatives aux familles et à leurs contrats de concessions) et des contrats passés entre la Collectivité et les usagers·ères, tout en préservant la responsabilité de la Ville de Strasbourg, afin d’éviter toute erreur grave et irréversible induisant des éventuels recours envers la Ville auprès du Tribunal Administratif.
Conseil et expertise
- Instruire et superviser les projets d’inhumation et de convois sollicités par les entreprises de Pompes funèbres ; conseiller les entreprises et les réorienter.
- Contribuer à l’harmonisation des pratiques sur les différents sites en donnant les directives nécessaires aux responsables de cimetières pour garantir la bonne mise en œuvre des convois funéraires.
- Elaborer et fournir aux cimetières la liste des concessions échues, 3 mois avant leur échéance et organiser la mise en place des moyens de communications aux usagers.
- Apporter son expertise et informer les familles sur les choix du mode d’inhumations et de gestion des concessions en intégrant les difficultés et les spécificités liées aux cas particuliers et aux évolutions sociologiques des familles (transmissions, abandons, renouvellements…).
- Établir les statistiques des activités funéraires permettant l’analyse de l’activité du service et alerter / être force de proposition le cas échéant.
Accueil
- Accueillir physiquement les usagers·ères en garantissant un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs et en adaptant son accueil aux diverses situations rencontrées.
- Analyser les cas particuliers et intervenir sur les cas complexes avec expertise et autonomie.
- Recueillir et répondre aux doléances des usagers·ères relatives aux cimetières (abords, patrimoine bâti, espaces verts, équipements…) et les transmettre aux interlocuteurs appropriés si nécessaire.
- Délivrer des prestations adaptées et/ou des autorisations d’entrée de cimetière pour véhicule.
Statistiques
- Créer et tenir à jour les outils de suivi de l’activité funéraire et les tableaux de bord détaillés par cimetières et global pour le service de toutes les opérations funéraires (nombre, durée,…) et participer à l’analyse des résultats dans un but d’amélioration du fonctionnement du service.
- Établir les statistiques des activités funéraires permettant l’analyse de l’activité du service.
Des missions complémentaires vous sont attribuées, plus particulièrement, en tant que :
Référent·e entreprises funéraires
- Instruire les projets d’inhumations en lien avec les agents·es du réseau des cimetières et les entreprises de Pompes funèbres.
- Délivrer les autorisations de pose de monuments.
- Assurer une veille sur l’inhumation des personnes sans ressources en terrains communs afin d’éviter toute rupture de disponibilités d’emplacements, dans un souci de gérer au mieux l’espace foncier en réserve sur les cimetières.
- Alerter la hiérarchie en amont des situations problématiques. Participer à la recherche de solutions.
- Élaborer des supports de communication avec les entreprises partenaires, assurer leur mise à disposition et leur mise à jour : rédaction des formulaires relatifs aux activités des entreprises funéraires, informations annuelles et ponctuelles aux entreprises (début d’année, organisation de la Toussaint, fermetures de sites…).
Informatique
Référent·e informatique du service funéraire (CRIU) et administrateur·trice du logiciel métier, en relation avec les services transversaux, les experts-es ou partenaires, le/la chef-fe de service et son adjoint·e :
- Paramétrer les droits des utilisateurs pour l’ensemble des agents·es du service.
- Créer les nouveaux espaces funéraires dans le logiciel des cimetières lors de l’ouverture en exploitation de nouveaux espaces fonciers du service funéraire, en lien avec les équipes de terrain et le responsable de la Police Funéraire.
- Participer à l’intégration des nouvelles prestations (études de faisabilité, suivi du logiciel…).
- Créer et mettre à jour les supports de courriers (courriers aux usagers, particuliers, entreprises…) du logiciel.
- Alerter le/la RIU et/ou le SVP informatique pour tous dysfonctionnements survenant dans le service (Maison des cimetières et cimetières).
- Participer, avec le/la responsable informatique (RIU), au cahier des charges concernant les nouvelles applications informatiques ou de mise à jour envisagées, organiser leur déploiement.
- Former les agents·es du service funéraire au logiciel métier, en assurant le suivi pédagogique sur les différentes évolutions du logiciel de gestion (applications métiers et applications service).
Référent·e moyens
- Optimiser la gestion, les commandes et la distribution de vêtements et EPI pour l’ensemble du service en lien avec le/la magasinier·ère du service.
- Veiller à la réactivité de l’ensemble des prestataires et à la qualité du service rendu (gestion des urgences sur les équipements : coffre-fort, barrières d’accès, société de nettoyage des sites, entreprises de pompes funèbres …).
Profil candidat
- Bac à Bac +2 en gestion administrative, accueil / secrétariat ou équivalent.
- Expérience en instruction de dossiers administratifs complexes et en accueil de public.
- Connaissance des activités et de la législation funéraires.
- Connaissance des compétences et de l’organisation de la ville de Strasbourg.
- Capacité à appréhender les procédures juridiques et administratives ainsi que le cadre réglementaire des politiques publiques et leurs évolutions.
- Compétences bureautiques et capacité à effectuer des recherches documentaires à partir d’Internet et des outils à disposition.
- Capacité à s’adapter aux différents publics en prenant en compte leur situation.
- Capacité à recevoir / filtrer / réorienter les courriers électroniques et les appels téléphoniques, tout en appréhendant le caractère d’urgence des informations à transmettre.
- Capacité à appliquer les textes et les règlements en vigueur.
- Capacité à analyser et à gérer rapidement des situations.
- Capacités rédactionnelles (prise de notes et mise en forme de documents).
- Qualités relationnelles et capacité à s’exprimer clairement, dans un langage compréhensible pour tous.
- Organisation, rigueur et méthode.
- Polyvalence, réactivité et sens du service public.
- Sens de la confidentialité.
- Permis B exigé.
Conditions de travail
- Localisation : Maison des cimetières - 1, place des peupliers - Cimetière Nord, Strasbourg
- Accueil du public endeuillé.
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.