SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF-ADMINISTRATIVE ET RESSOURCES

Réf. : E-20240904--2236
Direction : Culture
Service : Oeuvre Notre-Dame
Type de recrutement : Emploi temporaire
Type de temps de travail : Temps complet
Durée du contrat / Période : 6 mois
Temps de travail : 35 heures / semaine
Filière : Administrative
Grade : adjoint administratif ; adjoint administratif principal de 2ème classe ; adjoint administratif principal de 1ère classe
Catégorie : C
Date limite de dépôt de candidature : 18/09/2024
Contact RH : Anne LAFORGE
Télétravail : Oui
Management : Non
Experiences : Débutant-e

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description de la Direction

La Direction de la Culture porte le déploiement et la mise en œuvre des politiques culturelles de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg. A ce titre, elle intègre un certain nombre d’institutions culturelles importantes, pilotées en régie directe (Médiathèques, Musées, Conservatoire, Archives, TAPS, fondation de l’Œuvre Notre-Dame…) ou soutenues de façon volontariste (300 structures associatives intervenant dans tous les champs culturels, ainsi que l’Opéra, l’Orchestre philharmonique ou la Haute école des arts du Rhin).

Description du Service

Service intégré à la Direction de la Culture, la Fondation de l’Œuvre Notre-Dame, institution créée au début du XIIIème siècle dédiée à la cathédrale de Strasbourg, articule son action autour de 3 missions principales :

  • Financement des travaux par la gestion de son patrimoine (bâti et foncier) et le développement des ressources (montée à la plateforme de la cathédrale, produits dérivés, mécénat…)
  • Conservation d’importantes collections et d’un fonds documentaire et d’archives mis à disposition des chercheurs et des ateliers
  • Entretien et conservation-restauration de la cathédrale. 

Au sein des ateliers de la Fondation œuvrent des artisans appartenant à différents corps de métiers : tailleurs-ses de pierre, sculpteurs-trices, maçons-nes, forgeron-nes, menuisiers-ères, appareilleurs-ses. Cette équipe met en œuvre les chantiers de conservation-restauration de la cathédrale sous le contrôle de l’Architecte en Chef des Monuments Historiques.

Mission générale

Sous l’autorité de la responsable ressources, vous assurez une mission générale d’assistanat du service dont les axes principaux sont les activités en matière de ressources humaines, de gestion administrative courante et de secrétariat, d’accueil physique et téléphonique des agents et des usagers, ainsi que des activités liées à la gestion des ressources. 

Détail des activités

Activités principales :

Activités de secrétariat et d’assistanat du service :
- Assurer le secrétariat du chef de service et de la Responsable Ressources.
- Suivre et classer les courriers et les documents administratifs et juridiques.
- Organiser les réunions et gérer les réservations des salles.
- Participer et rédiger les comptes-rendus des réunions.
- Gérer les réservations des visites de la plateforme et des ateliers et leur facturation.

Activités RH :
- Effectuer les mises à jour dans l’outil de gestion du temps, éditer les états de fin de mois.
- Saisir dans l’outil de gestion RH les absences, horaires, congés maladie, éléments variables de paie.
- Instruire les dossiers d’Accidents du travail.
- Assurer le suivi du classement des documents dans les dossiers individuels.
- Traiter et suivre les demandes de stage et d’apprentissage et assurer le suivi des conventions.
- Traiter les convocations aux jurys de recrutement.
- Transmettre les ordres de missions et les inscriptions aux formations.

Activités liées au patrimoine de rapport :
- Réceptionner et trier par centre d’imposition les avis de taxes foncières.
- Renseigner le tableau des données des taxes foncières.

Profil candidat

  • Minimum CAP ou Bac secrétariat, gestion administrative ou RH.
  • Expérience d’assistanat dans un service public, en gestion RH ou en comptabilité publique exigée.
  • Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite.
  • Maîtrise des outils de suivi et de planification.
  • Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook), pratique de logiciels spécifiques appréciée.
  • Connaissance du fonctionnement d’une régie de recettes.
  • Connaissance des règles budgétaires et de la comptabilité publique.
  • Connaissance de l’anglais et/ou de l’allemand. 
  • Esprit d’initiative et autonomie.
  • Méthode, rigueur et organisation.
  • Disponibilité et adaptabilité.
  • Qualités relationnelles.
  • Discrétion et confidentialité.

Conditions de travail

  • Localisation : 3 place du château

Avantages sociaux

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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