SECRÉTAIRE - ASSISTANT - ASSISTANTE DES ÉLUS·ES
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description de la Direction
Le Cabinet accompagne la Maire de STRASBOURG, la Présidente de l’Eurométropole et les élu·es dans l’exercice des leurs responsabilités (agendas, représentations, courriers, administration générale…). Il veille à la mise en œuvre des orientations prises par la municipalité de STRASBOURG et l’EUROMETROPOLE. Il a un rôle de facilitateur dans l'organisation et de gestion du travail des collaborateur·rices, assistant·es, secrétaires et personnels de l’administration générale qui y sont rattachés.
Mission générale
Sous la responsabilité des élu·es, vous avez en charge la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leurs secrétariats en coordination avec d’une part les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet, le secrétariat du DGS et des DGA, et d’autre part les services et les assistant·es des élu·es dans les quartiers. Vous êtes en charge du suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions des élu·es.
Détail des activités
Activités principales
- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser les comptes rendus.
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents…) de l’élu·e.
- Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes pour l’élu·e.
- Suivre et diffuser le courrier de l’élu·e (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
- Instruire les courriers d’intérêt général pour l’élu·e.
- Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints et Vice-présidents, les secrétariats du DGS, les secrétariats d’organismes auprès desquels l’élu·e assure la fonction de président·e.
- Tenir l’agenda de l’élu·e.
- Correspondant moyens généraux.
Activités secondaires
- Gérer les déplacements de l’élu·e.
- Organiser le classement et l’archivage des documents de l’élu·e.
- Gestion des fournitures de bureau, intendance.
- Assurer une veille des informations publiées dans la presse.
Profil candidat
- CAP/BEP à BAC dans le domaine du secrétariat/assistanat.
- Expérience souhaitée en assistanat et/ou secrétariat.
- Maîtrise de la culture administrative et connaissance des procédures de l'Eurométropole de Strasbourg.
- Maîtrise de l’organigramme de la collectivité.
- Maîtrise des techniques de secrétariat.
- Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Outlook, Elise, Airdélib).
- Capacité d’analyse et de synthèse.
- Capacité à prendre et rédiger des notes et des comptes rendus.
- Capacité à mettre en forme divers documents écrits.
- Capacité à rendre compte.
- Capacité à identifier et hiérarchiser les priorités.
- Capacité à organiser et planifier.
- Capacité à accueillir et orienter.
- Capacité d’adaptation.
- Capacité à prendre des initiatives.
- Capacité à gérer l'urgence.
- Qualités relationnelles.
- Savoir faire preuve de diplomatie.
- Autonomie, rigueur et réactivité.
- Sens de la confidentialité et discrétion.
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.