SECRÉTAIRE - H/F
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description de la Direction
La Direction espaces publics et naturels (DEPN) assure la gestion stratégique et patrimoniale, la conduite des projets opérationnels et d’entretien significatif (maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre), l’entretien courant et l’exploitation dans les domaines de compétences communautaires tels que la voirie, les ouvrages d’art, les arbres d’alignement…
Description du Service
Au sein de la Direction des Espaces publics et naturels, le service Voies publiques assure la stratégie et la gestion patrimoniale de l’ensemble des voiries métropolitaines, la maintenance et l’exploitation du réseau métropolitain urbain et interurbain et ses dépendances, des équipements de la rue, des ouvrages d’art ainsi que de l’éclairage public et des illuminations spécifiques à la Ville de Strasbourg
Mission générale
Vous participez au bon fonctionnement du service en y assurant l’accueil physique et téléphonique et en effectuant les différents travaux de secrétariat. Vous apportez un premier niveau de réponses aux sollicitations ou orienter vers le/la bon·ne interlocuteur·trice.
Vous appuyez, remplacez et suppléez l’assistante de direction du service des Voies Publiques.
Détail des activités
Activités principales :
- Rédiger, saisir et mettre en forme les différents écrits, documents ou courriers, dans le respect de la charte graphique et de la procédure (logiciel dédié Elise).
- Réceptionner, enregistrer les courriers dans l’application Elise et traiter le courrier entrant et sortant.
- Relever, analyser, orienter et transmettre les courriels de la boite aux lettres générique du service.
- Établir et assurer la diffusion des courriers d’information du service.
- Réceptionner, orienter et transmettre les communications téléphoniques, apporter un premier niveau de réponse si possible.
- Organiser et traiter l’archivage des documents.
- Organiser des réunions (réservation de salle, invitations) et les réservations de matériels (véhicules,…).
Activités secondaires :
- Remplacer l’assistante de direction du service et participer au remplacement des assistantes de l’ensemble des services de la direction.
- Gérer les agendas.
- Enregistrer les demandes d’interventions sur GEDEMA.
- Participer à la déclaration des projets de délibération dans l’outil dédié.
Profil candidat
- CAP/BEP en secrétariat ou équivalent.
- Expérience de 5 ans sur un poste similaire souhaitée.
- Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes,…).
- Maîtrise de la langue et grammaire française.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels métiers (Elise, GDEMA, Air Delib' ...).
- Connaissance de l’organisation des services de la collectivité.
- Capacité à analyser les demandes des usagers·ères, les orienter vers le/la bon·ne interlocuteur·trice.
- Capacité à travailler en réseau.
- Capacité à acquérir et comprendre le jargon technique.
- Sens de l'organisation, rigueur et méthode, capacité d’adaptation.
- Autonomie, sens de l’initiative.
- Esprit d’équipe.
- Qualités relationnelles, patience et courtoisie, sens de l’accueil.
- Discrétion.
- Disponibilité.
Conditions de travail
Localisation : 38 route de l'Hôpital - Strasbourg.
Avantages sociaux
- · Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- · Prime de fin d’année.
- · Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- · Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- · Chèques vacances sous conditions.
- · Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.