ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION

Réf. : E-20240628-599-2072
Direction : Architecture Et Patrimoine
Service : Ingénierie de la construction
Type de recrutement : Emploi permanent
Type d'emploi permanent : Fonctionnaire ou contractuel
Type de temps de travail : Temps complet
Temps de travail : 35 heures / semaine
Filière : Administrative
Grade : rédacteur ; rédacteur principal de 2ème classe ; rédacteur principal de 1ère classe
Catégorie : B
Date limite de dépôt de candidature : 04/08/2024
Contact RH : Maeva GAUTHIER
Télétravail : Oui
Management : Non
Experiences : Confirmé-e

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description de la Direction

La Direction de l’Architecture et du patrimoine est une direction projets de 230 experts·es qui gère de manière durable un patrimoine de 1800 bâtiments sur des thématiques variées comme le sport, la culture, l’éducation et la santé.

Dans un contexte de raréfaction du foncier et de nécessaire réduction des consommations énergétiques, elle accompagne la transformation du territoire tout en développant une culture de la sobriété énergétique et bâtimentaire.

Notre objectif ? Penser la ville de demain !

Notre ambition ? Porter la transition énergétique du parc bâti, la gestion durable et la sobriété du patrimoine public et privé.

Description du Service

L’Ingénierie de la construction intervient en amont de la maîtrise d’ouvrage pour faire émerger des solutions innovantes et conceptualiser les bâtiments. C’est un véritable bureau d’études interne qui répond aux besoins des utilisateurs·trices et aux contraintes terrain.

Mission générale

Vous gérez l’administration générale du service.

Vous assurez l’assistanat de la cheffe de service dans l’exercice de ses missions.

Vous participez en coordination avec l’équipe de direction du service au suivi opérationnel de l’ensemble des dossiers traités par le service.

Vous assurez la gestion de la bibliothèque de la Direction.

Détail des activités

Activités principales :

Gestion de l’administration générale du service :

  • participe aux réunions hebdomadaires du service et de coordination avec les autres services,
  • est l’interlocuteur·trice du service pour les autres assistants·tes de la direction,
  • planifie et organise différentes réunions individuelles et/ou collectives du service et de ses départements,
  • assure la logistique du service : achat, occupation des locaux, mobilier, …
  • assure le suivi du temps de travail pour le service,
  • veille à la qualité rédactionnelle et la mise en forme de tous les documents émanant du service.

Assistanat cheffe de service :

  • assiste la cheffe de service dans l’organisation de ses activités,
  • gère son agenda (prises de rendez-vous, organisation des réunions, points d’échanges,…),
  • prépare et centralise les fonds de dossiers nécessaires aux réunions,
  • rédige des comptes-rendus de réunion, et autres documents.

Suivi opérationnel des dossiers :

  • assure la coordination des programmations et suivis opérationnels de la direction ( prises de commandes, nommages, changements,…),
  • crée, complète et actualise les différents tableaux de bord du service et tableaux de suivi communs à la direction (suivi opérationnel avec EPM, stagiaires, absences,…),
  • assiste les chargés d’études du service dans la constitution des dossiers,
  • participe au suivi de l’avancement des études, des opérations et des expertises pour la mise à jour des tableaux de bord,
  • élabore les statistiques annuelles opérationnelles du service.

Gestion de la bibliothèque :

  • gère le fond de bibliothèque, codifie et met en place les ouvrages,
  • traite la commande des ouvrages,
  • gère les emprunts.

Activités secondaires :

  • assure le remplacement en cas de besoin des assistants·tes de la Direction.

Profil candidat

  • Bac à bac+2 assistanat de direction, ou équivalent.
  • Expérience confirmée en assistanat de direction.
  • Expertise des techniques de secrétariat.
  • Maîtrise des logiciels de bureautique.
  • Maîtrise des techniques des outils de communication et de recherche documentaire.
  • Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
  • Capacité à gérer les urgences et à prioriser les informations à transmettre.
  • Capacité à suivre des tableaux de suivi opérationnel.
  • Capacité d'adaptation.
  • Discrétion professionnelle et confidentialité.
  • Sens des priorités et flexibilité.
  • Réactivité
  • Aisance relationnelle.
  • Sens de l'organisation.

Conditions de travail

  • Localisation : rue de la Fonderie, 67000 Strasbourg

Avantages sociaux

  • ·      Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • ·      Prime de fin d’année.
  • ·      Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • ·      Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • ·      Chèques vacances sous conditions.
  • ·      Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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