ASSISTANT·E D'ÉLU·ES - COORDONNATEUR·RICE D'ÉQUIPE

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Mission générale

Sous l’autorité de la Responsable de la Cellule administrative du Cabinet, vous assurez l’animation, l’organisation et le travail d’une équipe d’assistantes qui ont en charge le secrétariat des élu·es (vice-président·es et des conseiller·ères délégué·es eurométropolitain·nes).
Vous assurez le relais avec la hiérarchie et vous êtes le/la garant·e de la qualité du service rendu.

Sous la responsabilité d’élu·es, vous êtes chargé·e de la gestion de leurs contacts internes et externes.

Vous assurez leurs secrétariats en coordination avec, d’une part les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet et du Directeur général des services, les services, le Pôle Représentations et le Pôle Courrier et les assistantes des élu·es dans les quartiers et au Centre administratif et d’autre part les partenaires extérieurs.
Vous êtes en charge du suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions des élu·es.

Vous travaillez en binôme avec une autre assistante, le cas échéant.

Détail des activités

Activités principales

Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
Tenir l’agenda des élu·es dont vous avez la charge et le mettre à jour en fonction des priorités données par les élu·es.
Effectuer les travaux de secrétariat (saisie, mise en forme de documents).
Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes : identifier les interlocuteur·rices, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel, adapter son attitude (prise de message, transmission), orienter les interlocuteur·rices de manière pertinente.
Suivre et diffuser le courrier des élu·es (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents) et certains courriers d’intérêt général pour les élu·es.
Répondre aux demandes de représentations Maire/Présidente (degré d’urgence) et en assurer le suivi.
Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, du/de la Directeur·rice de Cabinet, avec les secrétariats des adjoints et le secrétariat du Directeur général des services.
Gérer les absences des élu·es (délégation de signature).
Suivre les doléances des habitant·es.

Management de votre équipe

Animer, communiquer et soutenir les agent·es de votre équipe au quotidien.
Réaliser les entretiens professionnels.
Suivre et planifier le temps de travail (congés, absences…).
Veiller à l’harmonisation des pratiques et méthodes de travail en lien avec la Responsable de la Cellule administrative du Cabinet.
Contrôler et évaluer les actions.
Assurer l’accueil et la formation des nouveaux·elles arrivant·es en lien avec d’autres assistantes.
Veiller à la continuité du service en cas d’absence d’un·e autre coordonnateur·rice.

Activités secondaires

Gérer les déplacements des élu·es.
Organiser le classement et l’archivage des documents des élu·es.
Gérer les fournitures de bureau et l’intendance (correspondant Moyens généraux).
Assurer une veille des informations publiées dans la presse.

Profil candidat

Bac à Bac +2 en assistanat de direction.
Expérience exigée en assistanat
Expérience en management souhaitée.
Maîtrise des outils bureautiques.
Maîtrise de la langue française (règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire).
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Maîtrise de l'allemand.
Maîtrise des collectivités locales (fonctionnement des institutions, missions et champs de compétences).
Connaissances des procédures de l'Eurométropole de Strasbourg.
Capacité à réaliser des documents administratifs (mettre en forme, rédiger, synthétiser).
Capacité à prendre des notes et à rendre compte.
Capacité à réaliser des tableaux de bord.
Capacité à appliquer et faire appliquer la réglementation et les procédures internes.
Capacité à gérer les priorités et à travailler dans l'urgence.
Capacité à classer et archiver.
Capacité à adapter son attitude à divers·ses interlocuteur·rices.
Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle.
Capacité à travailler en équipe.
Capacité à manager une équipe.
Diplomatie, autonomie et disponibilité.
Sens de l'organisation.
Qualités relationnelles.
Anglais souhaité, dialecte apprécié.

Conditions de travail

Centre administratif - 1 parc de l'Etoile 67076 STRASBOURG
Horaires variables

Avantages sociaux

Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d’année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.