ASSISTANT - ASSISTANTE D'ÉLU·ES
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Mission générale
Sous la responsabilité directe d’un·e coordonnateur·rice d’équipe et des élu·es, en lien avec la Responsable Administration générale du Cabinet, vous êtes en charge de la gestion des contacts internes et externes des élu·es.
Vous assurez leur secrétariat en coordination avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, du/de la Directeur·rice de Cabinet et du secrétariat du Directeur général des services. Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions des élu·es. Vous travaillez en binôme avec une autre assistante.
Détail des activités
Activités principales
- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
- Tenir l’agenda des élu·es, le mettre à jour en fonction des priorités données par les élu·es.
- Effectuer les travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents).
- Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes : identifier les interlocuteur·rices, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel, adapter son attitude (prise de message, transmission), orienter les interlocuteur·rices de manière pertinente.
- Suivre et diffuser le courrier des élu·es (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents) et certains courriers d’intérêt général pour les élu·es.
- Répondre aux demandes de représentations Maire/Présidente (degré d’urgence) et en assurer le suivi.
- Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, du/de la Directeur·rice de Cabinet, avec les secrétariats des adjoint·es et le secrétariat du Directeur général des services.
- Gérer les absences des élu·es (délégation de signature).
- Suivre les doléances des habitant·es
Activités secondaires
- Gérer les déplacements des élu·es.
- Organiser le classement et l’archivage des documents des élu·es.
- Assurer une veille des informations publiées dans la presse.
Profil candidat
- Bac à Bac +2 secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.
- Expérience exigée en assistanat.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maîtrise de la langue française (règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire).
- Maîtrise des techniques de secrétariat.
- Maîtrise de l'allemand.
- Maîtrise des collectivités locales (fonctionnement des institutions, missions et champs de compétences).
- Connaissances des procédures de l'Eurométropole de Strasbourg.
- Capacité à réaliser des documents administratifs (mettre en forme, rédiger, synthétiser).
- Capacité à prendre des notes et à rendre compte.
- Capacité à réaliser des tableaux de bord.
- Capacité à appliquer et faire appliquer la réglementation et les procédures internes.
- Capacité à gérer les priorités et à travailler dans l'urgence.
- Capacité à classer et archiver.
- Capacité à adapter son attitude à divers·ses interlocuteur·rices.
- Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle.
- Capacité à travailler en équipe.
- Diplomatie, autonomie et disponibilité.
- Sens de l'organisation.
- Qualités relationnelles.
- Anglais souhaité, dialecte apprécié.
Conditions de travail
- Centre administratif - 1 parc de l'Etoile 67076 STRASBOURG
- Horaires variables
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.