SECRÉTAIRE / ASSISTANT

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description de la Direction

Pour répondre aux politiques publiques impulsées par les exécutifs municipal et eurométropolitain, la DGA « Transformation démocratique, Europe, territoires et prévention » a pour objectif la mise en synergie des politiques de développement local, de proximité et de rayonnement européen et international. Elle développe et anime les espaces de dialogue et la mise en place d’un cadre de coopération renouvelé avec les citoyens-nes, habitants-es et les différentes échelles territoriales.

Description du Service

Avec ses opérateurs actifs 24h/24, le SIRAC veille à la fluidité et à la sécurité des déplacements dans l’Eurométropole de Strasbourg. Ce service accompagne les mutations des politiques de transport de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg.

Mission générale

Assurer le secrétariat du/de la chef·fe de service et suivre certains dossiers.

Détail des activités

Activités principales :

Réaliser l’accueil physique au travers de la gestion des locaux ainsi que l’accueil téléphonique.
Assurer la gestion et le suivi du courrier ainsi que la boîte aux lettres mail du SIRAC et le fax.
Tenir l'agenda du/de la chef·fe de service.
Rédiger divers documents SIRAC (courriers externes, notes internes, fax, comptes-rendus de réunions, rapports, -marchés, délibérations…) et établir des bordereaux d'envoi des ordres de service.
Saisir les délibérations et en assurer le suivi.
Assurer le suivi des congés des agents·es et centraliser des informations sur l’absence des agents·es et les transmettre au département ressources humaines.
Etablir les tableaux de bords financiers hebdomadaires (état des finances, suivi des marchés …) et assurer le suivi sur Coriolis.

Activités secondaires :

Réaliser des commandes de fourniture de bureau.
Assurer la gestion des archives.
Gérer la bibliothèque du service.
Participer à la préparation des « opérations Sécurité Routière ».
Organiser des Commissions de sécurité routière 3 à 4 fois par an.

Profil candidat

CAP/BEP à Bac en secrétariat.
Expérience sur un poste similaire exigée.
Expertise des techniques du secrétariat.
Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, Internet) et aptitude à l’apprentissage de logiciels métier (Coriolis, Elise).
Maîtrise de la langue française.
Pratique courante de l’allemand et/ou de l’anglais.
Capacité rédactionnelles.
Sens de l’organisation, autonomie.
Qualités relationnelles, aptitude à s’adapter à des public différents.
Capacité à travailler en équipe.
Capacité à évaluer l’importance et/ou l’urgence d’une demande.
Capacité à rendre compte.
Discrétion.

Avantages sociaux

· Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
· Prime de fin d’année.
· Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
· Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
· Chèques vacances sous conditions.
· Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.