ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description du Service

Le service Collecte et valorisation des déchets a en charge la collecte en porte-à-porte et en apport volontaire des déchets ménagers, des encombrants et du tri sélectif sur le territoire de l’Eurométropole de Strasbourg, de même que l’enlèvement des dépôts sauvages.
Il assure également la sensibilisation des usager·ères au tri et à la gestion des déchets, et la gestion des contrats de redevance spéciale pour les non-ménages. Il a en charge le traitement et la valorisation des déchets et assure une prospective sur l’évolution dans le domaine des déchets, en conformité avec la réglementation et les orientations de la collectivité.

Mission générale

Sous la responsabilité du/de la chef·fe de service, vous lui apportez une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, d’information, de suivi de dossiers et de classement.
Vous avez en charge la gestion des contacts internes et externes de ce/cette dernier·ère. Vous assurez son secrétariat et avez en charge le suivi de certains dossiers transversaux.
Vous travaillez en étroite collaboration avec l’ensemble des départements du service.

Détail des activités

Activités principales

Assurer l’accueil physique, téléphonique et informatique (courriels).
Suivre le courrier et renseigner les éléments nécessaires dans l’application dédiée (distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et signatures, expédition, classement et archivage des documents).
Réceptionner, contrôler et préparer les parapheurs de courriers et documents. Veiller au respect des normes courriers (charte, circuits, validations, délais). Contrôler la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents.
Préparer et suivre les dossiers spécifiques (constitution des fonds de dossier, relecture et mise en forme des documents).
Gérer l’agenda du/de la chef·fe de service et assurez la bonne coordination avec ceux des chef·fes de département et autres partenaires et interlocuteur·rices, prendre les rendez-vous en fonction des priorités.
Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance) et préparer les dossiers.
Participer à certaines réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
Rédiger et mettre en forme des courriers, des notes et divers documents.
Suivre le circuit des signatures des notes émises.
Mettre en forme les notes adressées aux élu·es, Maire et Présidente et suivre le cheminement des documents à l’aide de l’application dédiée.
Préparer et suivre la validation par le/la chef·fe de service des délibérations dans l'application dédiée, en lien avec les porteurs de projets.
Prendre en charge en toute autonomie certains dossiers et gérer les dossiers spécifiques confiés par le/la chef·fe de service. Gérer les fournitures de bureau pour le service.

Activités secondaires

Enregistrer les demandes de mobilier pour l’ensemble du service.
Organiser les déplacements externes du/de la chef·fe de service.
Prendre le relais sur les missions du secrétaire, lors de ses absences (courriers, activité RIU). Assurer en cas d’absence le remplacement de l’assistant·e de direction de la Direction de la Propreté et gestion des déchets.

Profil candidat

Bac à bac +2 en secrétariat, assistant manager ou équivalent.
Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook et Powerpoint).
Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée).
Maîtrise de la langue française (grammaire et orthographe).
Capacités d'analyse et de synthèse.
Capacité à gérer les priorités et à travailler dans l'urgence.
Organisation, autonomie et disponibilité.

Conditions de travail

Site de la Fédération - 44 route de la Fédération 67100 STRASBOURG
Horaires variables

Avantages sociaux

Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d’année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.