ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Mission générale
Sous la responsabilité d’un·e ou plusieurs collaborateur·rices de Cabinet, vous êtes en charge de la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leurs secrétariats en coordination avec les secrétariats particuliers du Maire, de la Présidente et le secrétariat du Directeur général des services et les services.
Vous êtes en charge du suivi des dossiers, du courrier et des interventions des collaborateur·rices.
Par ailleurs, sous la responsabilité de la Responsable de la cellule administrative du Cabinet, vous assurez le suivi des dossiers, du courrier et des interventions (logements, emplois, plaintes…).
Détail des activités
Activités principales
- Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser des comptes rendus.
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat (frappe et mise en forme de documents).
- Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes.
- Suivre et diffuser le courrier (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
- Mise à jour de tableaux de bord de suivis de courriers et d’interventions.
- Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers du Maire, de la Présidente, des adjoint·es et des Vice-président·es et du secrétariat du Directeur général des services.
- Tenir l’agenda des collaborateur·rices.
- Etre l'interlocuteur·rice des moyens généraux.
Activités secondaires
- Gérer les déplacements des collaborateur·rices.
- Organiser le classement et l’archivage des documents.
Profil candidat
- Bac à Bac +2 dans le domaine administratif.
- Expérience souhaitée sur un poste similaire.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Maîtrise des techniques de secrétariat.
- Maîtrise des collectivités locales (fonctionnement des institutions, missions et champs de compétences).
- Capacité à réaliser des documents administratifs.
- Capacité à analyser et synthétiser.
- Capacité à rendre compte.
- Capacité à appliquer et faire appliquer la réglementation et les procédures internes.
- Capacité à gérer les priorités.
- Capacité à travailler avec différent·es interlocuteur·es.
- Capacité à travailler en équipe.
- Diplomatie, disponibilité et discrétion professionnelle.
- Autonomie, rigueur et sens de l'organisation.
Conditions de travail
- Localisation du poste : Centre administratif - 1 Parc de l'Etoile 67076 STRASBOURG
- Horaires variables
- Permanence jusqu'à 18h par roulement
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.