ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description de la Direction

La Direction du Numérique et des Systèmes d’Information a en charge le maintien en condition opérationnelle et le développement du système d'information, et compte environ :
- 75 agent·es (et >90 prestataires),
- 300 applications « métier » (dont 200 avec bases de données Oracle, SQL Server, MySQL et PostGreSQL),
- 8800 postes de travail informatiques répartis sur 420 sites,
- 1050 serveurs (environnements physiques/virtuels : Unix, Windows, VMWare, Citrix).

Mission générale

Sous la responsabilité de la/du chef·fe de service Ressources, vous assurez le secrétariat et l'accueil physique et téléphonique pour plusieurs services, et assister les chef·fes de service en termes d’organisation, de communication et de gestion administrative.

Détail des activités

Activités principales:

Assurer l’accueil téléphonique et physique des services de la direction:
- Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes et externes (fournisseurs, personnel de l’Eurométropole, élu·es, usager·ères, …).
- Réceptionner, orienter les visiteurs et les communications téléphoniques.
Assister les chef·fes de service dans la gestion des dossiers:
- Préparer et suivre administrativement tous types de dossiers (administratifs, techniques, juridiques…).
- Assurer la communication des informations au sein des services : prioriser les informations et les transmettre aux agent·es des services.
- Rédiger et/ou mettre en forme les courriers, notes, et divers documents élaborés par les chef·fes de service.
- Suivre les réunions et préparer les comptes rendus.
- Enregistrer les courriers et notes de la direction dans le logiciel ELISE et en assurer le suivi.
- Enregistrer et suivre les délibérations dans le logiciel Air’s délib de la direction et des services : suivi du calendrier des séances, vérifications des validations par les chefs de service, modifications le cas échéant, constitution des dossiers pour la direction.
- Assurer la fonction de Responsable Informatique auprès des Utilisateurs (RIU) pour les agent·es des services IUSI et SIM.
- Assurer la fonction de référent·edans différents domaines (ex : plan canicule, courrier…).
- Concevoir, élaborer et suivre des tableaux de bord d’activité des services (courrier, délibérations…), les plannings des congés et les coordonnées téléphoniques internes et des partenaires.
- Rechercher et diffuser les articles juridiques ou de presse nécessaires aux collaborateur·trices.
- Assurer la réception, le traitement sous le logiciel de courrier Elise et la diffusion du courrier entrant et sortant des chefsfes de service, et des agents-es des services.
- Créer un plan de classement afin d’optimiser la réalisation du classement des documents et du courrier.
- Assurer le classement et l’archivage.
Assister les cadres et agent·es des services en terme d’organisation professionnelle:
- Tenir l’agenda des chef·fes de service à jour et organiser les réunions en priorisant les rendez-vous en fonction des échéances et des priorités (réservation de salle et matériels, invitations, préparation des documents nécessaires).
- Assurer le circuit de validation des ordres de mission des agent·es des services et la transmission aux agent·es.
- Saisir les demandes d’accès et les fiches de départs.
Mettre à jour les outils de gestion du temps de travail et des ressources humaines des services:
- Procéder aux saisies et aux extractions (congés, formation, télétravail, RTT, oublis de pointage, etc…) dans l’outil de gestion du temps de travail.
Gérer les réservations de salles et de matériel pour les réunions:
- Réserver les salles de réunion.
- Gérer les réservations de vidéoprojecteurs et de matériels d’audioconférence

Activités secondaires:

Assurer la gestion et les commandes des stocks de matériel bureautique, de consommables informatiques.
Participer au groupe de travail des assistant·es de direction (collectivité, délégation…).
Contribuer à l’organisation des évènements organisés par la DNSI.
Mettre en place les badges pour les sous-traitants.
Participer à l’accueil des stagiaires de la direction

Profil candidat

De formation Bac à bac+2 assistanat de direction ou équivalent.
Expérience en assistanat de direction requérant une expertise des techniques de secrétariat et une maîtrise des logiciels de bureautique.
Maîtrise:
- la fonction publique territoriale et des différents interlocuteur·trices de l’Eurométropole.
- les techniques de secrétariat.
- les outils informatiques (Pack Office) et logiciels métiers.
Qualités rédactionnelles.
Capacité:
- à travailler en équipe.
- à s’adapter à différent·es interlocuteur·trices, et à les renseigner.
- à gérer les situations d'urgence et/ou délicates.
- à prendre des initiatives.
- à organiser les agendas et prioriser les rendez-vous en fonction des contraintes.
- à s’adapter aux méthodes de travail des différents collaborateurs
Autonomie.
Organisation, méthode, rigueur.
Discrétion et confidentialité.

Avantages sociaux

Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d’année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.