SECRÉTAIRE ASSISTANT-ASSISTANTE
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description de la Direction
Concourir au bien-être, au développement et à l'épanouissement des enfants strasbourgeois ,leur offrir un accueil équitable dans des établissements scolaires sécurisés tout en intégrant une équipe dynamique constituée de près de 1 400 collègues, c'est le challenge qui vous attend à la Direction de l'Enfance et de l'Education.
Description du Service
Au sein des 113 établissements scolaires de la Ville de Strasbourg, les agent-es du Service Périscolaire et Éducatif œuvrent avec dynamisme à l’éveil, à l’éducation, à la sécurité physique et affective de quelques 24 500 élèves, en veillant à l’inclusion de chacun. Les équipes du service mettent l’enfant au cœur de leur organisation et de leurs actions par le développement de projets autour de la culture, du sport, de la sensibilisation à la protection de l’environnement, de l’éducation au goût et à la citoyenneté. Intégrer ce service, c’est participer activement à l’épanouissement de l’enfant.
Mission générale
Vous aurez pour mission principale de seconder le responsable éducatif territorial. Vous assurez des activités d’accueil, de secrétariat, de coordination et de transmission des informations intra- et inter- territoire. Vous ferez partie de l’équipe territorialisée dans chaque territoire. Le poste est basé sur le terrain, au coeur du territoire d’affectation.
Détail des activités
Activités principales :
• Assurer la permanence du matin en collaboration avec un·e responsable périscolaire de site pour assurer la gestion des absences du territoire, affectation des agent·es volant·es en lien avec la/le responsable éducatif territorial.
• Suivre la formation des agent·es du territoire : inscription des agent·es, suivi des convocations, assurer les remplacements en cas d’absence d’un·e agent·e.
• Organiser les jurys de recrutement des vacataires, vérification des dossiers et des éléments variables.
• Préparer et suivre les fiches des conseils d'école, veiller aux échéanciers à tenir.
• Assurer les commandes et le suivi des effets d'habillement ainsi que le respect des règles de sécurité de l'ensemble des personnels du territoire.
• Assurer la coordination avec le personnel du territoire, les services de la Direction, les directions d’écoles et les différent·es partenaires du territoire (autres services de la collectivité et partenaires externes : entreprises, associations...).
• Assurer la gestion des visites médicales du territoire (convocations, lien avec la/le manager et la médecine du travail).
• Elaborer des tableaux de bord et des plannings : suivi des absences, congés, remplacements, gestion des véhicules de service.
• Participer à l’organisation les jours de grèves et recensement des grévistes.
• Rôle d’appui aux agent·es sur les questions liées aux procédures et règles RH.
• Veiller au suivi des dossiers.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du territoire.
• Organiser les réunions et établir les comptes rendus.
• Gérer l’agenda de la/du responsable éducatif/éducative de territoire.
• Rédiger et mettre en forme des notes et des courriers.
• Assurer le tri et la distribution du courrier entrant et sortant de l’antenne territoriale.
Activités secondaires :
• Coordination et collaboration avec les secrétaires-assistant·es du service Patrimoine pour l’enfance et l’éducation.
• Classement et archivage.
• Participer à la formation d’agent·es en reconversion ou à l’accueil de stagiaires, apprenti·es, contrats aidés.
Profil candidat
• Bac pro secrétariat / gestion administration ou équivalent.
• Expérience en tant qu’assistant·e appréciée.
• Expertise en techniques de secrétariat.
• Maîtrise du Pack office : Word (courriers, publipostage), Excel (création de tableaux, formules), Powerpoint (réalisation de dossiers de présentation), et Outlook (messagerie, agenda).
• Connaissance du fonctionnement administratif d’une collectivité apprécié.
• Connaissance souhaitée de logiciels SIRH (NetRh, Inser, OGST…).
• Capacité à s’adapter à des situations variées et à faire face à l’urgence.
• Capacité d’analyse et de synthèse.
• Aisance rédactionnelle.
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs/interlocutrices varié·es.
• Capacité à travailler en équipe.
• Discrétion et confidentialité.
• Sens du contact et qualités relationnelles.
• Réactivité.
• Rigueur.
• Prise d’initiative et autonomie.
Conditions de travail
• Localisation : 38 route de l’Hôpital 67100 STRASBOURG.
• Permanences téléphoniques le matin.
Avantages sociaux
• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.