ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description de la Direction

Strasbourg, capitale européenne, ville cosmopolite située au sein d’un espace transrhénan dynamique, veut accompagner le territoire et ses habitant.es vers une transition démocratique, écologique et solidaire. Pour parvenir à cet objectif, elle doit déployer son action à toutes les échelles : transfrontalière, européenne et internationale et intégrer ces trois dimensions à l’ensemble de ses politiques publiques. Au sein de l’administration, la Direction des Relations européennes, internationales et transfrontalières (DREIT) est chargée de porter et d’animer cette stratégie.

Mission générale

Sous l’autorité du/de la directeur.rice, vous assurez les missions générales d’assistance aux directeur.rice et directeur.rice-adjoint.e. Vous travaillez tout au long de l’année en binôme avec son/sa suppléant.e qui le/la remplace en cas d’absence.

Vous assurez également l’assistance au/à la Représentant.e de Strasbourg auprès des institutions européennes à Bruxelles.

Vous apportez des réponses de premier niveau sur certaines questions de ressources humaines notamment le temps de travail et assurez la coordination administrative des délibérations produites par la direction.

Détail des activités

Assister l’échelon de direction dans l’organisation de la direction :

Être en charge de l’accueil physique et téléphonique ;
Organiser l’agenda du/de la directeur.rice en fonction des priorités ;
Organiser et planifier des réunions pour l’échelon de direction, en lien avec les assistant.e.s de département (gestion des invitations, diffusion des ordres du jour, réservation des salles, etc.) ;
Participer aux réunions des cadres et rédiger les comptes rendus et relevés de décision ;
Assister l’échelon de direction dans les tâches de pilotage et coordination de l’activité : bilan d’activité, tableaux de bord, suivi des dossiers sensibles, suivi des demandes du cabinet et des élu.es, suivi des engagements de la Maire, de la Présidente, des élu.es de compétence, impliquant la DREIT.

Gérer les documents internes, externes et le courrier :

Rédiger, saisir, mettre en forme des notes, courriers et documents en veillant à l’application de la charte graphique interne et à l’enregistrement dans le logiciel courrier dédié (ELISE) ;
Organiser et veiller à la bonne utilisation des répertoires numériques partagés ainsi qu’à la traçabilité des courriers et documents qui y sont enregistrés ;
Organiser le classement, le suivi et l’archivage administratif des dossiers gérés par l’échelon de direction (physiques ou dématérialisés) ;
Contribuer à l’impulsion de procédures à destination des agent.e.s de la direction.

Prendre en charge en toute autonomie certains dossiers :

Renseigner les projets de délibération dans l’outil dédié ;
Organiser les déplacements professionnels du/de la directeur.rice, du/de la directeur.rice adjoint.e, du/de la représentant.e à Bruxelles ;
Assurer les fonctions de référent.e RH de proximité pour les agent.es de la direction, en lien étroit avec le service Administration générale et ressources (AGR) ;
Assurer la vérification des éléments variables avant transmission à l’AGR ;
Assurer le suivi du logiciel Chronotime en veillant à la mise à jour des compteurs et à la saisie des absences.

Accompagner le renforcement numérique de la direction :

Maîtriser les logiciels courants du Pack MS OFFICE (EXCEL / WORD / PPT) et les fonctions avancées de OUTLOOK (gestion d’agendas, agenda partagé, organisation de réunions, actualisation au fil de l’eau des listes de diffusion…) ;
Contribuer activement à l’outillage numérique de la direction et être force de proposition en ce sens.

Profil candidat

Bac à bac+2 en assistanat de direction, ou équivalent ;
Expérience en assistanat de direction requérant une expertise des techniques de secrétariat ;
Maîtrise des logiciels de bureautique ;
Maitrise des langues allemande et/ou anglaise ;
Maitrise des procédures administratives ;
Maitrise des règles de base de la déontologie du service public ;
Capacité à rédiger des notes et comptes rendus ;
Capacité à se servir des outils de communication ;
Capacité à préparer et organiser les dossiers préalables aux réunions en respectant les délais de transmission ;
Capacité à organiser et gérer son temps et son espace de travail ;
Capacité d'adaptation à différents interlocuteurs ;
Autonomie et esprit d’initiative ;
Rigueur, organisation et méthode ;
Sens du travail d’équipe et du travail en binôme ;
Discrétion ;
Polyvalence ;
Aisance relationnelle, courtoisie et disponibilité ;
Réactivité et force de proposition ;
Bonne présentation ;

Conditions de travail

Localisation : 4 rue du brûlée, 67000 Strasbourg

Avantages sociaux

Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d’année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.