SECRETAIRE F/H
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description du Service
Le service Emploi et développement des compétences (46 agent·es), intégré à la Direction des ressources humaines, assure notamment le recrutement et la formation du personnel (fonctionnaires et contractuels) et accompagne les transitions et parcours professionnels (apprentis et insertion).
Mission générale
Vous êtes chargé·e du suivi administratif des dossiers formation et assure leur organisation matérielle, à partir des consignes données par le -la responsable formation. Vous participez à la réflexion et aux travaux du département en matière de formation ,travaillez en lien avec les cellules RH des services pour la mise en œuvre des formations (constitution des groupes…)
Détail des activités
Activités principales:
- Mettre en forme et suivre des dossiers formation (de leur création jusqu’à leur classement).
- Procéder à l’engagement des dépenses liées aux actions de formation.
- Organiser la logistique afférente aux actions de formation (réservation de salle, mise à disposition de matériel, reproduction de supports…).
- Etre en lien avec les prestataires pour la mise en œuvre des actions de formation.
- Etablir des attestations de stage.
- Renseigner les services et les agent·es de la collectivité sur toutes questions portant sur les formations mises en œuvre.
- Suivre la planification de réunion et d’agenda du responsable formation.
- Participer aux réunions du département Maintien et développement des compétences
Activités secondaires:
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service EDC.
- Réceptionner et traiter le courrier (entrée et sortie) du département Maintien et développement des compétences.
- Relancer les prestataires pour la transmission des factures.
- Saisir et mettre en forme des programmes de formation.
- Saisir les évaluations des stagiaires.
- Mettre en forme de courriers et de notes.
Profil candidat
- Bac dans le domaine administratif/ secrétariat
- Expérience significative en secrétariat.
- Maîtrise:
- de la collectivité, de son fonctionnement et de ses services.
- du contexte réglementaire de la formation dans la FPT.
- du fonctionnement, des activités, des procédures et des partenaires du service EDC.
- des règles et chartes relatives aux documents administratifs
- des techniques de secrétariat.
- de l’outil informatique.
- Capacité à:
- comprendre les demandes.
- traiter les urgences.
- s’adresser à des interlocuteur·rices varié·es.
- à travailler en équipe.
- à respecter les délais.
- à prendre des initiatives.
- Qualités rédactionnelles.
- Autonomie.
- Réactivité.
- Discrétion.
- Respect de la confidentialité.
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.