ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description de la Direction

Parmi les compétences de l’Eurométropole mises en œuvre auprès des habitant·es des 33 communes qui la composent, rattachée à la Direction générale adjointe à la Transformation écologique et économique du territoire, la Direction Eau et risques environnementaux assure :
• le pilotage de la politique de l’eau dans tous ses usages ;
• la gestion du cycle de l’eau ;
• la conception et la conduite d’une politique globale de préservation et de gestion de la ressource en eau ;
• le pilotage des risques environnementaux.

La direction Eau et risques environnementaux compte 320 postes.

Description du Service

Au sein de la Direction de l’Eau et risques environnementaux, le service Gestion et prévention des risques environnementaux a pour missions :
• La protection et la restauration des ressources naturelles (cours d’eau, milieux humides, nappe phréatique, sols,…);
• La mise en œuvre des politiques de prévention et de gestion des risques naturels (inondations, effondrement de galeries souterraines) ou technologiques (sites industriels, silos,…) et des nuisances liées aux activités des installations classées pour la protection de l’environnement (odeur, bruit, pollutions des sols et des eaux souterraines);
• La mise en œuvre des mesures de gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations de l’Eurométropole de Strasbourg;
• L’animation de chartes et de partenariats de la Ville et de l’Eurométropole.

Mission générale

Sous l’autorité du chef du service Gestion et prévention des risques environnementaux au sein de la direction de l’Eau et des risques environnementaux (DERE), vous accompagnez dans la gestion quotidienne du service le chef de service et les responsables de département dans diverses thématiques techniques (accueil physique et téléphonique, secrétariat, communication, information).

Détail des activités

Activités principales :

Assurer l’accueil téléphonique et physique.
Filtrer et relayer les messages téléphoniques et renseigner les interlocuteur·rices.
Assurer la réception, le traitement, la rédaction et la diffusion du courrier entrant et sortant via le logiciel Elise.
Réaliser des travaux de secrétariat (rédaction, saisie, mise en forme et enregistrement de différents types de courrier, notes, ordres du jour, comptes rendus) selon la charte courrier en vigueur.
Concevoir et rédiger des courriers et des notes stratégiques.
Saisir et assurer le suivi des délibérations (calendrier des séances, délais, vérification des validations), mettre à jour l’application AirDélib.
Organiser des réunions (rencontres internes au service, comités de pilotage, réunions « stratégiques » en coordination avec plusieurs élu·es, services, directions, structures/partenaires extérieurs) :
- convoquer, préparer des dossiers et des outils de présentation, réserver des salles,
- participer à certaines réunions : rédiger et diffuser les comptes rendus et relevés de décision.
Assurer la diffusion d’information auprès des collaborateur·trices du chef de service.
Procéder aux archivages, classements de documents (papier ou informatiques) du service, y compris numérisation si nécessaire.
Intervenir en remplacement de l’assistant·e du/de la directeur·rice et du/de la directeur·rice adjoint·e de la DERE lors des absences :
- gérer l’agenda de l’équipe de direction, organiser et planifier des réunions, organiser et préparer les rencontres élu·es/Direction, assurer l’accueil téléphonique et physique, préparer et assurer le suivi de dossiers, suivre et diffuser le courrier de la direction, suivi des délibérations, participer aux réunions des cadres de la direction et rédiger les comptes rendus, prendre en charge en toute autonomie certains dossiers.

Activités secondaires :

Organiser des déplacements (préparation des ordres de mission, réservation de véhicule pour le chef de service).
Saisir les informations et mettre à jour les bases de données techniques du service (exemple : fichier installations industrielles, etc.).
Assurer le relais des alertes météo auprès des agent·es du service.

Profil candidat

Bac à bac +2 en assistanat de direction.
Expérience dans le domaine du secrétariat souhaitée.
Expertise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Expertise des règles d'expression orale et écrite.
Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de note, etc.).
Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, agenda électronique, Powerpoint, Word, Excel, etc.).
Connaissances des applications métiers (Elise, Airs Délib, XBUS parapheur électronique).
Connaissance administrative des procédures internes, des règles et usages administratifs et du fonctionnement d'une collectivité territoriale.
Capacité à recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques.
Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités.
Capacité à d'adaptation et à rendre compte.
Capacité à organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Autonomie, discrétion et diplomatie.
Conscience professionnelle.

Conditions de travail

Localisation du poste : 11 quai Fustel de Coulanges 67000 STRASBOURG
Horaires variables.

Avantages sociaux

Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d’année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.