RESPONSABLE DE LA CELLULE PRESTATIONS AUX SERVICES F/H

Activités principales :

Pilotage et coordination des activités de la cellule Prestations aux Services

Au niveau du département

• Participer aux travaux et à la définition des projets du département gestion de parc.
• Proposer et mettre en œuvre des projets d’amélioration et d’optimisation du fonctionnement et/ou des activités de la cellule.
• Participer à la rédaction et à l’évolution des procédures de travail de la cellule et veiller à leur mise en œuvre.
• Etre le/la référent·e qualité des prestations aux services : alimenter des indicateurs, favoriser l’amélioration continue, s’assurer de la satisfaction des bénéficiaires, gérer les dysfonctionnements.
• Contribuer à la rédaction des cahiers des charges des marchés de déménagement et de location pilotés par le/la responsable de département.

Au niveau de la cellule

• Veiller au traitement et à la satisfaction des demandes de transports, de déménagements et s’assurer de l’organisation et de la bonne préparation des chantiers en régie ou le cas échéant avec les marchés de prestations de déménagement.
• Organiser et superviser l’activité des prêts de véhicules et de matériels aux services de la collectivité, le cas échéant en utilisant les marchés de locations.
• Organiser et superviser l’activité de gestion de la sinistralité.
• Veiller à la satisfaction des services utilisateurs.
• Valider les prestations faites aux services.
• Veiller au respect des procédures de travail.
• Proposer et produire des statistiques de suivi des prestations.
• Être le/la responsable au sein du service de l'application RESAV (gestion des pools de véhicules et deux roues mutualisés ) et à ce titre assurer le rôle de référent·e auprès de la direction de l’informatique et assurer la  supervision de l’activité des armoires à clés « 24/24 » du site de la fédération et du centre administratif.

Activités managériales :

• Coordonner l’ensemble des missions de la cellule en tenant compte des orientations du responsable du département gestion de parc.
• Diffuser l’information et organiser/animer des réunions hebdomadaires d’informations et d’échanges.
• Valider les absences en s’assurant de la continuité des activités.
• Participer à l’élaboration du plan de formation de la cellule et suivre son exécution en lien avec la cellule RH et le responsable de département.
• Valider des éléments variables de paie.
• S’assurer de la validité des CACES et habilitations en anticipant l’évolution des besoins.
• Anticiper et gérer les situations conflictuelles.
• Mener les entretiens professionnels des collaborateur·rices direct·es, fixer les objectifs et définir les priorités.
• Appliquer/faire appliquer la démarche qualité du service en proposant des actions correctives ou préventives au fonctionnement de la cellule et en traitant les dysfonctionnements.
• Faire respecter l'ensemble des consignes et procédures de sécurité et environnementales applicables dans la cellule et dans le service (port des effets de service et protections individuelles, gestion des déchets, etc.).

Suivi budgétaire et administratif des activités

• Valider les factures de prestations (contrôle du service fait).
• Réaliser les devis et établir la facturation des prestations tarifées notamment aux communes.
• Participer annuellement à l’évaluation des fournisseurs.
• Suivre les consommations budgétaires et les engagements comptables de locations de matériel et de déménagement du service.

Activités secondaires :

• Effectuer une veille en matière de réglementation routière.
• Suivre la documentation et informer le service en matière de sécurité routière et d’évolution du code de la route.
• Communiquer des données relatives au parc véhicules lors de l’élaboration des marchés d’assurance pilotés par le service juridique.
• Assurer la permanence et la continuité des activités des prestations aux services, en cas d’absences des collaborateur·rices direct·es et des pics d’activités.