ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION

Réf. : E-20240221-190-1687
Direction : Réglementation Urbaine
Service : Réglementation urbaine
Type de recrutement : Emploi permanent
Type d'emploi permanent : Fonctionnaire ou contractuel
Type de temps de travail : Temps complet
Temps de travail : 35 heures / semaine
Filière : Administrative
Grade : rédacteur ; rédacteur principal de 2ème classe ; rédacteur principal de 1ère classe
Catégorie : B
Date limite de dépôt de candidature : 24/03/2024
Contact RH : Nicole DUMONTEL
Téléphone du contact RH : 0368985000 - ( poste 80671)
Télétravail : Oui
Management : Non
Experiences : Confirmé-e

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description du Service

Le service du Domaine public est structuré autour de trois départements thématiques :

  • Occupations du domaine public qui gère les terrasses, étalages, occupations ponctuelles et autres manifestations mais aussi les avis au préfet pour les licences de débits de boisson, et fait vivre les instances de la Charte de la Vie nocturne
  • Fêtes et foires qui coordonne l’organisation des foires et kermesses, l’accueil des cirques, des braderies de quartier et de la grande braderie de Strasbourg
  • Marchés d’approvisionnement qui supervise les dossiers professionnels des commerçants·es non sédentaires et l’organisation, la transformation et l’ensemble des aspects techniques des marchés hebdomadaires se déployant sur les différents sites.

Mission générale

Assister le/la Directeur·rice et son adjoint·e dans la gestion quotidienne de la Direction de la Réglementation Urbaine et ceci dans différents domaines (secrétariat, communication, information, accueil, préparation et suivi de dossiers spécifiques …).

Détail des activités

Activités principales :

Activités de secrétariat :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique.
  • Réceptionner, traiter et veiller à la bonne circulation de divers documents (courriers, notes, abonnements, revues…).
  • Enregistrer et gérer les courriers ainsi que ceux de la boîte aux lettres électronique (enregistrement des courriers, accusés de réception, tri des informations, transmission à l’interlocuteur compétent avec un délai de réponse souhaité, suivi des réponses, mise à jour Elise…).
  • Tenir et mettre à jour l’agenda du/de la Directeur·rice et de son adjoint·e. 
  • Saisir et mettre en forme divers courriers et documents sur Word et Excel.
  • Contrôler la qualité rédactionnelle et la mise en forme de documents émanant de la Direction.
  • Assurer les fonctions de « correspondant·e courrier » et « correspondant·e courriel » en lien avec le service des moyens généraux.

Activités d’assistance :

  • Préparer et suivre des dossiers spécifiques / transversaux pour le/la Directeur·rice et son adjoint·e.
  • Gérer de manière autonome certaines affaires générales, recherches documentaires…
  • Prendre des rendez-vous et organiser des réunions (convocations, réservations de salles, logistique). Identifier dans certains cas, de manière autonome, les participants et les convoquer.
  • Rédiger et mettre en forme des notes et les comptes-rendus de réunions.
  • Elaborer des tableaux de bords et des plannings.
  • Contribuer à l’amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de la Direction.

Activités secondaires :

  • Coordonner les achats de fournitures de bureau de la direction.
  • Assurer la fonction de responsable informatique auprès de l’utilisateur·rice (RIU).
  • Assurer le classement et l’archivage de dossiers du/de la Directeur·rice et de son adjoint·e et des répertoires informatiques de la Direction.
  • Préparer les ordres de missions.
  • Elaborer en lien avec les assistants·es des chefs·fes de services les plannings de congés de la direction.

Profil candidat

  • Expertise dans les procédures et circuits de courriers/parapheurs.
  • Maîtrise du pack office (Word, Excel) et du logiciel Elise.
  • Maîtrise des techniques de secrétariat.
  • Maîtrise rédactionnelle.
  • Connaissance de l'allemand et/ou de l'anglais.
  • Capacité à :
    • Hiérarchiser et à vérifier les informations à transmettre.
    • Saisir et mettre en forme divers documents.
    • S'adapter à divers interlocuteurs.
    • Gérer des situations conflictuelles.
    • Travailler dans l'urgence.
  • Sens de l'organisation et respect des délais.
  • Autonomie et sens de l'initiative.
  • Rigueur et méthodique.
  • Maîtrise de soi.
  • Qualités relationnelles.

Conditions de travail

  • Localisation : 38 route de l'hôpital.

Avantages sociaux

  • ·      Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • ·      Prime de fin d’année.
  • ·      Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • ·      Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • ·      Chèques vacances sous conditions.
  • ·      Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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