ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION F/H

Réf. : E-20240221-4426-1685
Direction : Culture
Service : Musées
Type de recrutement : Emploi permanent
Type d'emploi permanent : Fonctionnaire ou contractuel
Type de temps de travail : Temps complet
Temps de travail : 35 heures / semaine
Filière : Administrative ; Culturelle
Grade : rédacteur ; rédacteur principal de 2ème classe ; rédacteur principal de 1ère classe
Catégorie : B
Date limite de dépôt de candidature : 24/03/2024
Contact RH : Delphine BULTEZ ; Laurent LUBIN
Téléphone du contact RH : 0368988715
Télétravail : Oui
Management : Non
Experiences : Confirmé-e

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description de la Direction

La Direction de la Culture porte le déploiement et la mise en œuvre des politiques culturelles de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg. A ce titre, elle intègre un certain nombre d’institutions culturelles importantes, pilotées en régie directe (Médiathèques, Musées, Conservatoire, Archives, TAPS, fondation de l’Œuvre Notre-Dame…) ou soutenues de façon volontariste (300 structures associatives intervenant dans tous les champs culturels, ainsi que l’Opéra, l’Orchestre philharmonique ou la Haute école des arts du Rhin).

Description du Service

Les Musées de la Ville de Strasbourg se présentent aujourd’hui comme un réseau de 11 musées rassemblés sous une direction commune. Par sa richesse et sa diversité, l’ensemble offre une vision encyclopédique du patrimoine régional et rhénan.

Mission générale

Vous assurez le secrétariat de l’équipe de direction (Directrice et Administrateur général des Musées)
Vous avez en charge le suivi de certains dossiers transversaux, du courrier et des interventions de la Directrice.
Vous travaillez en collaboration avec l’équipe de direction et les Départements et établissements du service des musées.

Détail des activités

Activités principales :

  • Assister l’équipe de direction dans la gestion quotidienne (secrétariat, agendas, organisation et suivi budgétaire des déplacements) et veiller au respect des échéances.
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction.
  • Réceptionner, traiter et diffuser les informations, garantir la qualité des échanges d’information entre la direction et ses services, gérer la diffusion de la documentation et des notes au sein du service.
  • Mettre en œuvre l’archivage du Service.
  • Organiser les réunions, veiller à leur aspect administratif et logistique, rédiger les comptes rendus.
  • Contribuer à l’amélioration des règles et procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.
  • Établir des tableaux de bord de suivi d’activités.
  • Suivre le processus des délibérations (recueil des besoins, rappel des échéances, saisie dans Airs délib, …).
  • Suivre les procédures relatives aux subventions, mécénats, aux acquisitions d’œuvres, à certaines recettes.
  • Établir les reçus fiscaux relatifs aux dons.
  • Suivre les renouvellements de mobilier de bureau du service des Musées.
  • Traiter les dossiers transversaux qui lui sont confiés.

Profil candidat

  • Bac pro secrétariat, BTS gestion administrative ou équivalent.
  • Expérience exigée en secrétariat et assistanat de direction.
  • Maîtrise des techniques du secrétariat.
  • Maîtrise des outils informatiques/bureautiques (Word, Excel, Outlook, Internet, et idéalement Elise, Airsdelib…)
  • Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire, des règles de l’expression orale et écrite.
  • Anglais niveau B2 ou équivalent exigé.
  • Allemand niveau B1 ou équivalent souhaité.
  • Connaissances de la comptabilité publique.
  • Capacité d'analyse et de synthèse.
  • Qualités relationnelles et capacité à s'adapter à des interlocuteurs différents.
  • Réactivité, anticipation et autonomie.
  • Sens de l'organisation, rigueur et méthode.
  • Discrétion et diplomatie.
  • Sens de l'écoute et disponibilité.
  • Intérêt pour les musées apprécié.

Conditions de travail

  • Localisation : Palais Rohan, 2 place du Château

Avantages sociaux

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conditions d'accès

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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