ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Description de la Direction
Les actions menées par la Direction Solidarités, Santé, Jeunesse visent à favoriser le vivre ensemble, le bien-être et la cohésion sociale et ainsi lutter contre les inégalités pour donner à chacun·e une place pleine et entière à travers un ensemble de services et d’actions de proximité adaptés aux enjeux de territoire.
Description du Service
Le service Administration Générale et Ressources de la Direction Solidarités Santé Jeunesse a pour mission d'accompagner les services opérationnels de la direction et de leur donner les moyens de réaliser leurs missions pour la dignité, le vivre-ensemble, le bien-être et la cohésion sociale des personnes sur le territoire de Strasbourg et de l'Eurométropole.
Mission générale
Sous la responsabilité du chef de service Administration Générale et Ressources, vous réalisez de manière autonome le secrétariat du service.
Vous préparez et suivez des dossiers spécifiques sur demande du chef de service.
Vous assurez l’interface avec l’ensemble des départements du service Administration Générale et Ressources, les services opérationnels et la direction sur la thématique ressources.
Vous apportez une assistance administrative aux responsables de département en matière de secrétariat, de communication, d’information, d’accueil, de courrier, de classement et de suivi de dossiers.
Vous assurez le relais et la centralisation de l’information avec les différents départements qui composent le service (RH, finances et comptabilité, patrimoine et marchés publics, gestion des subventions, documentation, systèmes d’information, évaluation et observation, prévention des risques professionnels).
Détail des activités
Activités principales:
- Prendre en charge en toute autonomie certains dossiers dans le domaine large des ressources sur demande du chef de service en lien avec les responsables de département (RH, subventions, marchés publics, informatique, finances).
- Assurer le suivi de dossiers et les préparer pour les différentes instances.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service.
- Gérer l’agenda du chef de service.
- Organiser et planifier divers réunions intra service et avec d’autres partenaires (internes et externes).
- Réaliser des travaux de secrétariat (rédaction et mise en forme de différents types de courriers, notes et comptes-rendus, diaporamas…).
- Mettre en œuvre le suivi et la diffusion du courrier du service : contrôle de la qualité rédactionnelle et du respect de la charte graphique.
- Assurer le suivi des délibérations : calendrier des séances, délais, vérification des validations, …
- Participer à l’amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.
- Participer aux réunions des cadres du service et rédiger les comptes-rendus.
- Classer et archiver les dossiers.
- Assurer une veille documentaire.
- Assurer, en lien avec le secrétariat de Direction, la fiabilisation des processus de travail transversaux relatifs au fonctionnement de la Direction (Délibérations, notes, listing…)
Activités spécifiques:
- Réceptionner, enregistrer et distribuer la documentation de la Direction en l’absence de la responsable du centre documentaire.
- Assister administrativement la coordinatrice financière des subventions en l’absence longue de sa collègue.
- Remplacer le secrétariat de direction lors d’absences.
- Participer à la coordination des secrétariats de la DSSJ et à la permanence de l’accueil.
- Assurer le lien avec le·la RIU de la Direction en matière informatique (référent·e informatique)
Profil candidat
- De formation BTS assistant manager ou équivalent.
- Expérience souhaitée en assistanat de manager/assistanat de direction.
- Maîtrise:
- du fonctionnement de la collectivité et des différentes instances (circuits, délibérations, validations,…)
- des techniques d’assistanat et de secrétariat.
- des techniques de classement.
- de l’outil bureautique (Pack Office).
- Capacités:
- rédactionnelles et aptitude à prendre des notes.
- à évaluer l'importance et/ou l'urgence d'une demande.
- à prendre des initiatives, notamment en cas d’urgence.
- Autonomie et disponibilité.
- Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
- Discrétion et diplomatie.
- Qualités relationnelles, esprit d’équipe et adaptabilité à des interlocuteurs-trices variés-es.
Conditions de travail
- Lieu d'exercice: Locaux de la DSSJ - 9B rue de Genève à Strasbourg.
Avantages sociaux
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).
Conditions d'accès
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidat·es remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidat·es reconnu·es travailleurs et travailleuses handicapé·es peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.