ASSISTANT ADMINISTRATIF - ASSISTANTE ADMINISTRATIVE EN CDD DE 9 MOIS

Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.

Description de la Direction

Au sein de la DGA " Transition écologique et économique du territoire", la Direction Urbanisme et territoires (DUT) est composée de 7 services, et trois directions de projet.

C’est une direction stratégique et opérationnelle qui a en charge la définition et la mise en œuvre des politiques et des projets de développement urbain à toutes les échelles et à toutes les étapes : connaissance du territoire, planification territoriale, définition et programmation des projets urbains, mise en œuvre opérationnelle, action foncière, droit du sol. Elle est le lieu où se traduisent et s’assemblent sur le territoire les différentes politiques territoriales portées par la collectivité : habitat, politique de la Ville, transition énergétique, environnement, transports, développement économique…

La Direction Urbanisme et territoires exerce sa compétence pour le compte de la Ville de Strasbourg et de l’Eurométropole. Elle intervient également en appui dans le domaine des projets urbains des communes.

Description du Service

Au sein de la direction Urbanisme et territoires le service de l’habitat porte les travaux liés à la mise en œuvre de la politique Habitat menée par l’Eurométropole de Strasbourg (compétence déléguée à l’EPCI) et aux éventuelles actions volontaristes portées par la Ville.

Le service a pour mission :

La mise en œuvre de la feuille du route du territoire, inscrite au volet habitat du PLUi, pour répondre aux besoins des habitants en matière de logements : objectifs quantitatifs de production, répartition de la production sur le territoire, qualification des besoins en logement (taille de logement, qualité, durabilité, etc.), renforcement de la durabilité du parc de logements, etc. ;
La traduction opérationnelle des objectifs du Plan Climat en matière de transition écologique et énergétique (objectifs de 8 000 logements rénovés par an de niveau BBC, végétalisation du cadre de vie, communication sur les dispositifs, notamment via le projet de Maison de l’Habitat, etc.) ;
La conduite de la délégation des aides à la pierre de l’État : gestion des crédits nationaux délégués au territoire annuellement (plusieurs millions d’euros) pour favoriser la production de logement social, la réhabilitation, mais aussi lutter contre l’habitat indigne ou dégradé, favoriser le maintien à domicile des personnes en perte d’autonomie, accompagner les propriétaires modestes et très modestes, les copropriétés fragiles ou dégradées, etc. ;
Le pilotage de la politique d’attribution des logements sociaux ;
La participation active au déploiement des politiques volontaristes visant le maintien et/ou l’accès des publics fragiles dans le parc Public et privé (Logement d’abord, Plan Départemental d’Accès au Logement à l’Hébergement des Publics Défavorisés, Intermédiation locative…).

Ces missions se traduisent par un rôle d’interface auprès des services de l’Etat (DDT, DREAL, DETS, ANAH), des autres collectivités concernées (CeA, Région, communes…), auprès des opérateurs (bailleurs sociaux, promoteurs, copropriétés, syndic, acteurs du logement…), mais aussi en interne auprès des autres services intervenant dans la fabrication de la ville, conduisant le service à :

Définir et diffuser les stratégies et la programmation en matière de logement sur le territoire ;
Apporter conseil et assistance au montage de projets auprès des communes, opérateurs et services ;
Concevoir et promouvoir des dispositifs en matière d’habitat (y compris aides financières) ;
Animer et coordonner des réseaux de partenaires sur différentes thématiques liées au logement (Service d’accueil et d’information du demandeur de logement social, réseau des acteurs du logement via la Maison de l’Habitat, réseaux nationaux de collectivités (voire à l’international) dans le domaine de l’habitat participatif, de la lutte contre le logement vacant ;
Négocier des partenariats ;
Instruire et traiter les demandes d’aides.

Mission générale

Au sein du service Habitat de la Direction Urbanisme et Territoires, vous :

portez assistance à la partie administrative de l’unité Parc Public du département « Programmation et instruction »,
gérez les différents actes du parc public dans les divers outils de suivi (ECOLO, LOGSO, disque H),
procédez aux inscriptions au Livre Foncier des conventions APL, avenants et autres actes produits par le parc public nécessitant ce type d’inscription,
saisissez dans le logiciel Airdélib les délibérations récurrentes du parc public sur la base des éléments préparés par les instructeurs·ices,
êtes force de proposition dans la simplification administrative (ex. : dématérialisation, guide charte graphique, guide charte d’accueil).

Détail des activités

Activités principales :

Assurer un rôle d’assistant·e administratif·ve auprès du pôle parc public : montage de réunion (convocation, réservations des salles, préparation des dossiers), gestion de l’agenda, relecture et mise en forme de notes et de documents. Organiser notamment des réunions inter-bailleurs et de programmation-contrat objectifs (formalisation de l’ordre du jour en lien avec les partenaires extérieurs, recueil de la validation de l’élu, convocation, travail de suivi et de relance, publipostage, réservations des salles, préparation des dossiers de séance, etc.). Organisation également des réunions du pôle, prise de notes et formalisation des comptes-rendus.
Rédiger, mettre en signature et transmettre aux partenaires des documents spécifiques au parc public : décisions de financement, conventions APL, contrats de prêt, contrats d’objectifs, avenants, convention de délégation, conventions financières etc. (rédaction des notes et courriers, enregistrement sous Elise, et sous le H pour l’archivage des documents).
Suivre les décisions et enregistrer les documents : saisie et enregistrement dans le logiciel LOGSO des décisions de financement, des conventions APL et des contrats de prêt, actes d’authentification ; transmission le cas échéant aux partenaires (CAF, bailleurs, etc.) avec préparation des courriers de transmission.
Assurer le suivi administratif des délibérations, la saisie dans le logiciel Airdélib, la transmission et le suivi des ampliations (mise en signature élu, transmissions partenaires, scan, tableau de suivi), ainsi que l’enregistrement des délibérations du Parc Public dans le logiciel LOGSO.
Tenir une mise à jour de la base de contacts du service au niveau du Parc public.
Rédiger et suivre des documents mis en signature que ce soit en interne ou auprès des bailleurs sociaux (alimentation du tableau de suivi, mails de relance…).
Gérer les relations et la transmission de pièces administratives aux partenaires extérieurs et institutionnels.
Préparer et mettre en signature les ordres de paiements selon la procédure du « service fait ».
Inscrire les conventions APL dans le logiciel Etat « ECOLO » et au Livre Foncier.

Activités secondaires :

Assister aux réunions du pôle (avec contribution à la rédaction des comptes rendus…).
Formaliser les fiches procédures liées à l’activité du parc public.
Assurer une permanence téléphonique pour le pôle parc public si besoin (réception des renvois sur les plages de réunion / travail des collègues du pôle).
Assurer un appui en tant que de besoin sur le poste d’assistant de direction du service (période de congés notamment).

Profil candidat

BTS en gestion, secrétariat, assistant de direction ou assistant de manager.
Expérience souhaitée en assistanat et secrétariat de direction.
Maîtrise des procédures internes et organigramme de la Direction Urbanisme et Territoires et de l’Eurométropole de Strasbourg.
Maîtrise du vocabulaire professionnel de la Direction Urbanisme et Territoires.
Maîtrise de la langue française : règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Maîtrise du fonctionnement des services de la collectivité.
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Maîtrise de l'organisation et de la gestion du temps de travail.
Maîtrise du fonctionnement et du rôle des autres collectivités.
Maîtrise du dispositif de subvention de l’habitat.
Capacité à mettre en forme divers documents écrits et utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Outlook, et principaux logiciels internes Eurométropole de Strasbourg, etc.
Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d’un dossier à l’autre.
Capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, savoir adapter son planning et son rythme de travail lorsque la survenue d’une tâche urgente le nécessite, organiser les agendas gérés en tenant comptes des échéances et des priorités.
Capacité à organiser des réunions : savoir prendre les décisions qui s’imposent en termes de préparation de matériel, de documents, de réservation de salle, etc., en fonction de l’objet de la réunion et du nombre prévu de participants.
Capacité à assurer un accueil physique et téléphonique courtois et professionnel, avoir une bonne élocution et savoir renseigner et orienter les interlocuteurs de manière pertinente.
Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteurs, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel et choisir l’attitude adaptée (prise de message, transmission,…).
Capacité à adapter son attitude à son interlocuteur·rice avec discernement, à comprendre sa demande.
Discrétion professionnelle, amabilité et sens de l'organisation.
Qualités relationnelles.
Sens de l'initiative.

Avantages sociaux

· Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
· Prime de fin d’année.
· Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
· Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
· Chèques vacances sous conditions.
· Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).